Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

Descriptif MISSIONS GENERALES Gestion du secrétariat du DMU ESPRIT : Directeur Médical, Cadre paramédicale et Cadre administratif Gestion du secrétariat du Département de Santé Publique/ UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique MISSIONS PERMANENTES Accueil physique et téléphonique dans son domaine d'activité des PM, PNM Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et électroniques Gestion, classement et envoi de mailings Traitement et suivi des courriers et des documents (enregistrement, classement, diffusion et archivage) : Suivi des tableaux de service pour le PM Gestion des agendas des responsables de structure du périmètre Préparation, enregistrement et suivi des commandes dans les logiciels SAP, Achat et Timetonic (DADDL et Direction de la recherche) Gestion des stocks du matériel bureautique, consommables copieur Réalisation d'intervention technique et informatique dans Saphir et Smax Organisation des réunions avec réservation de salles et installation du matériel Organisation des COMEX du DMU (planification, préparation de la salle ...) et élaboration des comptes rendus Organisation de congrès et des déplacements des médecins Réalisation de courriers, présentations Power Point et travaux rédactionnels (comptes-rendus...) Assurer la permanence du secrétariat en binôme avec la 2ème secrétaire du secteur. En l'absence de cette dernière, elle est appelée à la remplacer dans ses missions générales (réponse aux appels téléphoniques, accueil des visiteurs, etc). MISSIONS SPECIFIQUES AU DEPARTEMENT DE SANTE PUBLIQUE.. Savoir faire requis : Maîtriser les outils bureautiques (rédiger et mettre en forme un document de façon autonome) Maîtriser internet/intranet Travailler en équipe Organiser et prioriser les activités du secrétariat Réaliser un plan de classement Réaliser des reportings réguliers Connaissances associées : Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Power Point, Excel) et d'internet Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire Bonne connaissance du vocabulaire médical Connaissance de l'institution et de ses circuits Connaissances en gestion Qualités requises : Esprit d'équipe, ponctualité, assiduité Aptitude à restituer les informations Sens de l'organisation, rigueur Disponibilité, Esprit d'analyse, de synthèse et force de proposition Pré requis : Formations et/ou Qualifications : Baccalauréat sciences médico-sociale Concours APHP d'Assistante Médico-Administrative POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS