Archiviste

Descriptif 1. MISSIONS Collecter, classer, conserver, rechercher et transmettre les documents archivés aux demandeurs en appliquant des procédures, protocoles, consignes spécifiques aux archives hospitalières. 2. PROFIL RECHERCHE BEP sanitaire et social ou BAC général ou sciences médico-sociales 3. RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES Hiérarchiques : Directeur qualité, gestion des risques et archives. Fonctionnelles : Référente Archives Secrétaires médicales Correspondant admission Identitovigilance Coordinatrice des secrétariats médicaux Médecin DIM Archives départementales Société en charge de la destruction Société en charge de l'externalisation. 4. ACTIVITES PRINCIPALES Organisation de la collecte, de la conservation et de la communication des fonds d'archives (médicaux et administratifs). Assure au quotidien la communication des dossiers médicaux dans les délais convenus et leur récupération. Assure une traçabilité permanente de la localisation des archives. Tri, classement et inventaire des archives (dossiers, documents) Contrôle des délais de conservation réglementaires et des conditions de stockage Gère la place dans les locaux d'archives, effectue les manutentions physiques de refoulement et recollement, veille à la destruction et à l'externalisation des archives. Veille au maintien du dossier patient unique (recherche antériorité, intégration de dossiers complémentaires) Participe aux réunions de service et en rédige les comptes rendus. Informe et conseille les personnels utilisateurs 5. SAVOIR FAIRE / SAVOIR ETRE Savoir-faire : Utiliser un plan de classement et d'archivage et être force de proposition pour l'adapter Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Comprendre les enjeux du traitement des archives et connaître le contexte dans lequel l'archiviste évolue. Comprendre et employer les termes techniques liés à l'archivage S'adapter rapidement aux consignes données Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle Rédiger et mettre en forme des notes, documents, relatifs à son domaine de compétence Savoir-être : Travail en équipe Rigueur, respect des bonnes pratiques Respect du secret professionnel et discrétion professionnelle Force de proposition sur l'organisation Savoir faire preuve de diplomatie Curieux ION 6. CONNAISSANCES REQUISES Réglementation des archives Logiciel dédié à la gestion des dossiers médicaux et bureautique Cadre de classement Organisation du fonctionnement interne de l'établissement Droits des patients 7. ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL / CONTRAINTE DU POSTE Poste temps plein 35h hors WE et jour fériés Congés à organiser en concertation avec l'équipe afin de garantir la continuité de service. 8. RISQUES PROFESSIONNELS Risques liés à la manutention manuelle et à l'activité physique (TMS) : Manutention de charges lourdes en équipe (caisses et cartons entre 15 et 30 kg). Manutention de dossiers de plusieurs kilos au quotidien Risques Incendie : Travail parfois isolé Travail dans des locaux aveugles Travail dans des locaux avec de nombreux papiers Risques liés à l'organisation du travail : Travail parfois isolé Travail parfois en hauteur (escabeaux) Travail dans des locaux sales et poussiéreux