Aide archiviste

Descriptif Aide archiviste PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé). PRÉSENTATION La direction de la communication et de l'information a en charge le service de la communication, des archives, du centre de ressources documentaires et de la reprographie. L'équipe du service des archives est composée de 3 agents : une archiviste (responsable du service) et deux aides-archivistes Le service des archives, créé en 2000, a pour missions principales la collecte, le classement, la communication interne et la conservation des documents issus de l'activité des pôles médicaux et des directions administratives de l'établissement. Il apporte conseil et expertise, et veille au contrôle de la bonne gestion des archives dans les unités de soins et services administratifs. Il assure également la promotion de l'histoire de l'établissement à travers la mise à disposition du fonds ancien auprès des chercheurs, la valorisation culturelle de ce fonds et l'accueil des publics extérieurs. Depuis 2022, les archives sont conservées dans un bâtiment dédié spécialement construit pour assurer leur conservation. IDENTIFICATION DU POSTE POSITION DANS LA STRUCTURE Autorité hiérarchique : Responsable du service des archives Directrice de la Communication et de l'Information Lien fonctionnel Responsable médecin DIM DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE L'aide archiviste a pour mission d'assurer la permanence en salle de lecture, d'accueillir les chercheurs, de les orienter. Outre la communication des archives, il participe aussi au classement et à la mise en valeur des fonds conservés. MISSIONS PRINCIPALES L'aide archiviste contribue à la mise en oeuvre de la politique de traitement, de communication et de mise en valeur des archives issues des directions administratives et des pôles médicaux de l'établissement de Ville-Evrard. Gestion de la salle de lecture L'aide archiviste accueille les lecteurs en salle de lecture : Enregistrement, présentation de la règlementation, orientation, communication, surveillance L'aide archiviste conseille les services versants, répond aux demandes : Information sur les procédures de versement, d'élimination et de communication Participation à la mise en valeur des fonds d'archives L'aide archiviste prend part aux actions de sensibilisation, de médiation culturelle et d'exploitation du fonds ancien : Exposition, visite, manifestation culturelle, rédaction d'article Suivi des versements d'archives administratives et de dossiers médicaux L'aide archiviste prend en charge les versements effectués au service des archives : Vérification, correction des bordereaux de versement, description archivistique selon les normes en vigueur, indexation, cotation Tenue du registre des entrées Gestion du secrétariat du service L'aide archiviste réceptionne les demandes transmises au service des archives et procède au suivi des dossiers : Traitement des courriers/courriels, commandes de fournitures, rédaction de comptes rendus MISSIONS SECONDAIRES Participation au réseau des archives Ascodocpsy en fonction de ses intérêts : Commissions Tableaux de gestion, Archimède, Numadoc, Guide des archives Gestion matérielle des documents L'aide archiviste prend en charge les entrées des versements : Récolement, respect des espaces de conservation, bon fonctionnement du matériel, reconditionnement, vérification des règles de conservation préventive et palliative Ré informatisation du service L'aide archiviste est associé au renouvellement de l'informatisation du service, à la mise en place d'un nouveau logiciel archives. Un diplôme spécialisé n'est pas indispensable mais des connaissances et le savoir-faire de base du métier sont requis. SAVOIRS FAIRE Avoir de l'appétence pour l'activité d'un service d'archives et avoir connaissance des conditions d'archivage (législation et réglementation des archives hospitalières) Savoir appliquer les règles de gestion des archives contemporaines (records management, normes de description archivistique) Connaître ou, au minimum, s'intéresser à l'histoire hospitalière Comprendre la cohérence d'un système de classement Savoir pratiquer le tri à l'aide de tableaux de gestion/conservation Être en capacité de suivre des projets Maitriser les outils informatiques de base (Word/Excel) afin de saisir les données et produire des instruments de recherche conformes à la pratique archivistique. SAVOIRS ÊTRE Sens du service au public Sens de l'accueil Discrétion et confidentialité Esprit d'analyse et de critique Autonomie dans l'exécution des tâches, rigueur Sens de l'organisation et du travail en équipe Qualités relationnelles, réactivité, adaptabilité et capacité à transmettre des informations, des savoirs et des savoirs-faire. CONDITIONS PARTICULIÈRES LIÉES AU POSTE Manutention et port occasionnel de charges lourdes Formation dans le domaine des archives, si nécessaire Fiche de poste rédigée en juin 2025, susceptible d'évoluer en fonction des missions confiées à l'agent. Type d'emploi : CDI, CDD Rémunération : 1801,74 à 1905,12 par mois Avantages : Crèche d'entreprise Prise en charge du transport quotidien Restaurant d'entreprise RTT Horaires : Travail en journée Lieu du poste : En présentiel