Agent du Bureau Central des Rendez-Vous et des Inscriptions

Descriptif Le Centre hospitalier du Belvédère recherche en contrat de remplacement, un agent d'accueil téléphonique/physique au Bureau Central des rendez-vous et des inscriptions. Poste à pourvoir à partir du 30 juin 2025 en CDD d'un mois renouvelable. Le bureau central des rendez-vous et des inscriptions (BCRVI) assure la gestion des rendez-vous et des inscriptions, ainsi que le traitement des demandes en ligne. Il a en charge l'ouverture des plannings de consultations en lien avec la cadre de consultation pour les sages-femmes, les médecins et les secrétaires médicales des secteurs de gynécologie/obstétrique. Le BCRVI est en lien fonctionnel quotidien avec les secrétaires médicales, notamment en l'absence de créneaux disponibles ou dans le cadre de demandes particulières. Missions générales : - Accueil physique et téléphonique pour la gestion des rendez-vous : obstétrique, gynécologie, consultations sages-femmes, endocrinologie, diabétologie, nutrition, diététique, préparation à la naissance, pédiatrie, échographie/radiologie, anesthésie, assistante sociale, chirurgie plastique, acupuncture, hypnose ; - Gestion des demandes, reports ou annulations des rendez-vous en ligne ; - Gestion des reports ou annulations de rendez-vous des médecins gynécologues/obstétriciens ou sages-femmes ; - Inscription à la maternité ; - Création des dossiers patients dans le logiciel DIAMM ; - Gestion du planning de préparation à la naissance ; - Ouverture des plannings selon les consignes des médecins gynécologues/obstétriciens et de la cadre sages-femmes ; - Ouverture et tri du courrier des sages-femmes et des médecins gynécologues/obstétriciens ; - Tri des examens reçus par messagerie sécurisée ; - Classement et archivage des examens biologiques. Missions ponctuelles - Tri mensuel des dossiers aux archives prénatales ; - Classement hebdomadaire des examens de grossesse ; - Participation aux points référents bimensuels. Compétences : - Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.). - Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient - connaissance du secteur médical et/ou hospitalier nécessaire - Vocabulaire médical - Bureautique - Communication - Secrétariat Svoir-faire : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers Savoir-être : - Aisance relationnelle - capacité d'écoute - Patience Conditions de travail : Amplitude horaire d'ouverture du bureau : 8h30 17h30 du lundi au jeudi et 8h30 17h00 le vendredi Cycle horaire en 7 h 30 pour les agents à temps complet (pause méridienne de 00h45 min non incluse) Les plannings sont organisés selon les besoins de tous les services et les congés négociés en équipe, et en binôme, de façon à assurer la continuité de service.