Agent de gestion administrative (Secrétaire)

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Ouvert en 2000, le Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l'Ariège recrute. Identification du poste : Métier : Agent de gestion administrative (Secrétaire) UF : Direction des opérations Grade : Adjoint administratif Statut : titulaire, mutation, contractuel Poste : à définir, jour en semaine du lundi au vendredi Horaire : 8h30/16h22 ou 9h00/16h52 avec RTT Pourcentage de temps de travail : 80% Lieu d'exercice : Saint-Jean de Verges, possibilités de déplacements sur le territoire LE POSTE : Missions principales : L'agent exerce ses missions en lien direct avec le président de la commission médicale d'Etablissement, le président de la commission médicale de territoire et en collaboration avec la directrice des opérations. Dans le cadre de la commission médicale d'établissement (CME) qui constitue, en France, dans chaque établissement public de santé, l'instance représentative de la communauté médicale (médecins et sages-femmes), pharmaceutique et odontologique, l'agent de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires à son fonctionnement. Il assiste le président de la CME dans l'organisation de l'instance. Dans le cadre des projets structurants, il participe à l'organisation et aux projets portés par l'établissement dans le respect du projet d'établissement et du cadre règlementaire. Il collabore au pilotage stratégique et aux orientations institutionnelles. Il(elle) est chargé(e) d'organiser pour le président de la commission médicale d'Etablissement et la directrice chargée des opérations dans le cadre des projets structurants : - Le traitement et la circulation de l'information, des documents et courriers, des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes d'un secrétariat de direction ; - Le suivi des dossiers administratifs et la gestion des dossiers selon l'organisation en place ; - La gestion des agendas et la gestion logistique (déplacements professionnels, prise de rendez-vous, tenue des agendas...) ; - La gestion du secrétariat de la CME ; - Le recueil, la saisie, la mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers (...) ; - L'exécution de travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs...) ; - L'organisation de réunions (planification, invitation, préparation des dossiers, réservation des salles, prise de notes, comptes rendus...) ; - Le classement et l'archivage (papier/fichiers informatiques) ; - La gestion des fournitures (recensement des besoins et suivi). Missions spécifiques : Gestion de l'organisation de la commission médicale du groupement (CMG) hospitalier de territoire : organisation, prise de note, réalisation et suivi des travaux ; planification, préparation et participation aux réunions, prise de notes et comptes rendus : - Gestion des réservations de salles en fonction du calendrier prévisionnel préalablement défini ; - Gestion des prises de notes lors des Commissions Médicales d'Etablissement, des sous-commissions, des groupes de travail, des Comités de pilotage, dans le but de rédiger les comptes rendus ; - Mise en forme des ordres du jour (ODJ) des instances en lien avec Le président de l'instance ; - Rédaction et diffusion des convocations, des ODJ, aux membres des instances, dans le respect des délais réglementaires ; - Préparation des feuilles d'émargements et des fiches « avis » ; - Rédaction des comptes rendus ; - Gestion du suivi et de l'archivage des Procès-Verbaux. Liste de tâches non exhaustive PROFIL RECHERCHÉ : Diplôme(e) obligatoire(e) : - Diplôme de niveau 4 (Baccalauréat minimum) ; BTS assistant(e) de direction (niveau III) non obligatoire mais apprécié. Formations obligatoires : - Secrétariat et gestion administrative ; - EXCEL/WORD/OUTLOOK/POWER POINT... (maitrise de l'outil bureautique indispensable) ; - Travail sur écran. Expériences professionnelles requises : une expérience réussie en secrétariat serait appréciée (3 ans minimum). Savoir-être : Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation: pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements. Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité: pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs. Sens du service, discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager. Sens de l'organisation et de la rigueur : pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs.