agent de gestion administrative - Pharmacie - Pole BSM - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e agent de gestion administrative en CDI à temps plein pour sa pharmacie relevant du Pôle BSM Mission générale du poste : L'agent d'administration assure la gestion des dossiers papiers et informatiques dans son domaine d'activité, pour faciliter le fonctionnement de son service et contribuer à l'atteinte des objectifs institutionnels. Activités principales : Renseigner les documents et suivre l'activité du service Pharmacie : · Mise à jour des tableaux de bord du suivi spécifique (Dotations en produits de santé des unités de soins, PASS, les emprunts, la rétrocession, les gaz médicaux) · Préparation des documents de travail divers (extractions pour les projets, pour les Commissions formations) · Communication de données statistiques en vue du rapport d'activité de la Pharmacie Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel DEMATIC ou HEXAGONE : · Suivi des rétrocessions · Suivi des gaz médicaux · Suivi des répartiteurs d'officine (OCP) Suivi des marchés hospitaliers des Produits de santé : · Rechercher les marchés existants dans eEpicure et dans UNIHA · Rechercher les pièces de marché nécessaires au service financier en vu du mandat · Compléter les classeurs des diverses procédures Archiver les documents en lien avec la réglementation : · Factures · Ordonnances PASS · Addictologie · Stupéfiants · Gestetic · Emprunt · Conciliations Assurer les fonctions de secrétariat du service : · Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques · Accueil physique des intervenants, stagiaires et agents · Prise de rendez-vous agendas · Rédaction des courriers internes et externes · Traitements et mises en forme des documents, rapports, courriers, fiches-procédures · Gestion de la papeterie (LYRICO) Gérer les aspects logistiques : · Réservation des salles et matériels pour les Commissions et les formations en lien avec le service Pharmacie Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : Emploi de catégorie C de la FPH adjoint administratif Connaissances : · Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office) · Connaissance du logiciel DEMATIC,HEXAGONE, UNIHA (dont HERMES), ePICURE,PYTHEAS · Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et les différents rôles des acteurs · Communication orale et écrite Savoir être : · Professionnalisme · Ecoute, discrétion · Réactivité · Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et la hiérarchie · Esprit d'initiative et de créativité · Sens de l'accueil et disponibilité · Respect de l'organisation mise en place · Organisation et méthodologie · Rigueur Savoir faire : · Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels · S'exprimer aisément d'interlocuteurs divers et variés · Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies · Classer et mettre à jour les dossiers · Définir les priorités · Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité... · Construire et exploiter des tableaux de bords · Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle · Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous Spécificités du poste : · Poste à temps plein · Horaires de 8h30 à 16h15 · Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.