Agent de gestion administrative (assistant.e administratif.ve)

Descriptif Descriptif L'Etablissement Public Saint Antoine (EPSA), établissement public médico-social, accueille des enfants, adolescents et adultes présentant un handicap au sein de différents établissements et services (IME, SAVS, SAMSAH, FAM). L'EPSA recrute un.e assitant.e admisitratif.ve à compter du 1er septembre Poste en CDD, détachement sur un grade d'adjoint administratif (catégorie C). Missions du poste Sous la responsabilité hiérarchique d'un coordinateur en lien avec l'équipe d'encadrement et de direction, l'agent de gestion administrative est chargé de produire et diffuser des documents, indicateurs, tableaux de bord, d'orienter les personnes, de contribuer à la réalisation de manifestations. Activités du poste Accueil et prise en charge de personnes (agents, usagers, etc.) Assure un accueil physique adapté aux différentes personnes (usagers, familles, interlocuteurs internes et externes ) en représentant l'image de l'établissement et en prenant en compte la spécificité du public accompagné Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers le professionnel qualifié ou habilité à délivrer l'information Adapte sa posture afin d'éviter tout conflit et alerte des personnes ressources en cas de besoin Contrôle des données / documents dans son domaine d'activité S'assure de posséder l'intégralité des informations nécessaires à la gestion des données prises en charge, en vérifie la pertinence au regard des procédures internes et assure le traitement de ces dernières Gestion administrative relative au domaine d'activité Réalise le traitement administratif des données dont il est en charge, conformément aux consignes données et en respect de la réglementation en vigueur Transmet ou s'assure de la transmission et de la réception des données dans les délais impartis, au moyen des outils prévus à cet effet et en respect de la forme exigée Enregistre, classe et archive les données traitées en utilisant le mode de classement défini et partagé par les principaux interlocuteurs internes afin d'assurer la continuité d'activité en son absence Respecte et s'assure du respect des règles de confidentialité relatives aux données traitées, notamment en veillant à son obligation de discrétion quant aux informations qu'il possède Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Assure un accueil téléphonique adapté aux différents interlocuteurs (usagers, familles, internes et externes, etc.) et permettant l'identification et la valorisation de la structure Identifie le besoin de l'interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l'oriente vers le professionnel qualifié ou habilité à délivrer l'information Identifie systématiquement les interlocuteurs internes pertinents à informer et adapte la transmission d'information en fonction Synthétise par écrit les principales informations à transmettre à un interlocuteur absent ou non disponible et s'assure de leur bonne réception Rédige des courriels en s'assurant de placer en copie les interlocuteurs internes concernés, lorsque la situation le nécessite Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers Sollicite régulièrement les différents professionnels afin de recueillir dans les délais impartis l'ensemble des informations relatives au traitement administratif, dans son domaine de compétences Organise et priorise ses activités en fonction des délais impartis Renseigne et met à jour régulièrement les tableaux de bord de manière à pouvoir extraire à tout moment sur demande d'une personne habilitée (Direction, encadrement, responsable hiérarchique, ), des informations pertinentes Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Assure la reproduction des documents relevant de son domaine de compétences conformément aux obligations règlementaires et aux règles institutionnelles Assure, sur demande d'une personne habilitée (Direction, encadrement, responsable hiérarchique, ), la diffusion des documents reproduits aux différents acteurs internes, partenaires externes et autorités de contrôle concernés dans les délais impartis par la réglementation en vigueur Remplacement à l'accueil de site Veille relative aux bonnes pratiques professionnelles et aux évolutions de la règlementation relative à son domaine d'activité Participation à la vie institutionnelle et à la continuité de service Profil du poste Savoirs faire Planifier des activités Élaborer un classement Élaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bords, analyser des données Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Connaissances et technicité Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office notamment Excel, Outlook) Aptitudes Savoir travailler en complémentarité et en équipe Capacités relationnelles et sens de l'initiative Conditions de travail Contrats CDD 1 an renouvelable, détachement Contrats : CDD 1 an renouvelable, détachement 35 heures hebdomadaires Cadre d'emploi des adjoint administratif (catégorie c) Rémunération brute en début de carrière : bruts Accès au restaurant du personnel, CGOS Envoyer candidatures : E.P.S.A. 923 route maison d'enfants B.P. 50108 84804 L'ISLE SUR LA SORGUE [email protected]