Agent d’accueil et Secrétariat

Descriptif Libellé du poste : Agent d'accueil et Secrétariat Métier : Accueil / Secrétariat Médico-social Famille : Gestion de l'information Sous famille : Accueil et réception des personnes Définition du poste : Gestion du standard téléphonique Cogestion de l'agenda de la Directrice Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions) Organiser pour le/la directeur(ce) et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers Missions du poste : Gestion des appels téléphoniques Accueil et accompagnement des personnes (Usagers, familles etc.) Organiser l'arrivée de la future Personne Accompagnée Gestion des rendez-vous Gestion des demandes de stages Gestion des préavis de grève Distribution de courrier Personnes Accompagnées Saisie de courriers, notes, documents divers Prise de notes et rédactions des procès-verbaux Gestion des activités du secrétariat jusqu'à l'archivage Gestion administrative du dossier du patient/résident Création de documents Préparation de documents Mise à jour et envoi du fichier GIR Gestion des stocks et des commandes Numérisation des documents Archivage des documents Participation à des groupes de travail Participation à des réunions spécifiques (Comité Stratégique, Temps d'échange et de partage etc.) Gestion des clés de l'établissement Lieu de travail : Châteaudun Horaires de travail : 9h-17h Nombre de lits et places concernés : 62 lits d'EHPAD dont 2 lits d'hébergement temporaire et 40 lits d'USLD Liaisons Hiérarchiques : - Directeur(ce) Médico-social - Médecin coordonnateur - Cadre de santé ORGANISATION ET PARTICULARITES Relations professionnelles : - Directrice, Responsables de services, médecins - Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations - Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations - Usagers et fournisseurs pour transmission d'information - Prestataires et partenaires extérieurs, organismes divers - ARS, Conseil Général, Mairies Conditions particulières : Relations professionnelles directes avec la/le Directeur(ce) Discrétion professionnelle Diplôme requis : - BEPC ou expérience approuvée ACTIVITES : Accueil et orientation des personnes ( Usagers, Familles, autres) Accueil téléphonique Accompagnement ou recherche de personnes dans les locaux, lieux internes (services, lieux de prise en charge ) ou externe (mairie, poste etc.) Maitriser Contrôle d'identité des visiteurs Recueil, Collecte de données ou d'information spécifique à son domaine d'activité Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures Rédaction et mise en forme des notes, documents et / ou rapports Préparation des commandes mensuels des produits d'entretien Distribution du courrier aux Personnes accompagnées Reproduction et diffusion des documents Cogestion de l'agenda de la Directrice Traitement du courrier SAVOIRS : Accueil téléphonique Communications / relations interpersonnelles Droit des Résidents Gestion du stress (Gérer ses émotions, son stress) Géographie et topographie de l'établissement Organisation et fonctionnement interne de l'établissement SAVOIR-FAIRE : Accueillir et orienter des personnes, des groupes des publics Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites de la Directrice Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou des messages téléphoniques Reproduire et diffuser des documents, des dossiers Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Travailler en équipe / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de la communication (TIC) Utiliser une procédure, un code, un langage, un mode opératoire, une réglementation