Agent d'accueil

Descriptif - Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché. - Accompagnement ou localisation de personnes dans l'établissement, lieux internes (services, lieux de prises en charge) ou externes (mairie, banque, poste) - Accueil physique et téléphonique des personnes (résidents, usagers, familles, médecins) - Filtrer les sorties des résidents - Vérifier l'inscription des visiteurs sur le registre des visites (sécurité incendie) - Réception et enregistrement des demandes d'admission dans le logiciel métier TITAN - Information (agents, résidents, familles) concernant les admissions, orientations, suivi de dossiers - Recueil, collecte de données ou informations spécifiques relatives aux résidents : o Suivis administratifs de dossiers o Menus, repas spéciaux et réservations repas des familles - Remise des dossiers d'accueil, plaquettes de l'EHPAD, plans d'accès - Lien avec la cuisine pour la commande de repas dans le cadre des formations et/ou d'organisation de réunions - Réception, traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques, orientation des appels téléphoniques et des messages en fonction de leur nature, - Reproduction et diffusion de documents, dossiers - Traitement des courriers, dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage - Etablir les réponses négatives suite aux commissions d'admission - Encaissement des repas familles et agents et suivi mensuel en lien avec l'adjointe de direction, - Gestion du classeur des cartes vitales - Transmission du courrier aux résidents et/ou aux familles - Gestion de l'affichage en lien avec l'adjointe de direction, - Reporting régulier de toutes les informations pertinentes à l'adjointe de direction et/ou à la Direction du site - Gérer en lien avec l'adjointe de direction le stock de fournitures bureautiques utiles à son domaine d'activité - Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Prendre en charge des stagiaires le cas échéant - Faire visiter l'EHPAD aux futurs résidents et/ou aux familles - Signaler toutes anomalies relatives à la sécurité incendie et à la sécurité du bâtiment - Veiller à la bonne circulation de l'information - Installer sur la télévision de l'accueil les supports de communication - Ranger l'accueil à chaque fin de service Travail un week end sur deux sur une amplitude de 7h20. - RTT possible