Agent d accueil administratif

Descriptif Ce poste est une création de poste au sein de l'EHPAD. Nous avons besoin de 3,5 ETP Description du poste : L'agent d'accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un contact régulier pour les résidents comme pour les agents. À ce titre, il incarne l'image de l'établissement et reflète les valeurs d'humanité et de considération que celui-ci souhaite transmettre à l'ensemble de ses interlocuteurs. Par son attitude bienveillante, patiente et attentive, il contribue à instaurer un climat de confiance, à favoriser un accueil chaleureux et à désamorcer les éventuelles tensions. La même exigence de qualité s'applique aussi bien à l'accueil en présentiel qu'à l'accueil téléphonique. Mission 1 : Assurer l'accueil au sein de l'établissement Tenir un registre des mouvements d'entrée/sortie des personnes extérieurs Accueillir physiquement et téléphoniquement Accueillir les vacataires et nouveaux professionnels Trier, filtrer, prendre des messages, transférer les appels Répondre, transférer des mails provenant de l'adresse mail accueil et du site internet Mission 2 : Contribuer à l'accompagnement des résidents Tenir à jour un tableau des mouvements d'entrée et sortie des résidents Gérer et organiser les demandes de repas/gouter des familles Mettre à jour le site internet de l'EHPAD Diffuser des informations par mail, par courrier, par voie d'affichage auprès des proches des résidents (planning repas, animations, évènements, cvs) Gérer l'agenda du pédicure-podologue et des coiffeurs Gérer l'affichage à destination des résidents et de leurs proches Réaliser la distribution du courrier auprès des résidents Suivre et gérer le classeur des courriers qui doivent être remis aux familles Mettre en forme des courriers, affichage, supports écrits Suivre et organiser les demandes de rendez-vous médicaux des résidents Missions 3 : Admission des résidents Répondre aux premières questions pour une demande d'admission Editer et transmettre des dossiers sur Via trajectoire Transmettre les lettres types en réponse aux demandes d'admission Renseigner le dossier administratif des résidents Mission 4 : Assurer la sécurité du bâtiment Gérer les badges d'accès Ouvrir le sas d'entrée et la barrière parking Lire les vidéos de surveillance en cas de besoin Vérifier la fermeture des accès extérieurs Tenir le cahier des demandes d'intervention technique Gérer les badges de la machine à café ainsi que les cautions Prévenir et rendre compte des incidents de sécurité Temps de travail 35 heures par semaine en roulement Travail weekend et jours fériés Compétences et profil requis Savoir Utilisation pack office : Word, Excel, internet, Outlook Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'un EHPAD Savoir-faire (Activités opérationnelles) Identifier, analyser, évaluer les situations et les besoins Réajuster et s'adapter en fonction de la personne Respecter les protocoles et consignes Collaborer avec l'ensemble du personnel Elaborer et formaliser des outils administratifs Accueillir, informer, accompagner les résidents et leur entourage Accueillir les nouveaux professionnels Savoir être (relationnel) Adopter un langage et une attitude professionnels Savoir travailler en équipe Développer une relation d'écoute Faire preuve de discrétion à l'égard des résidents et de leur famille Agir avec respect vis-à-vis d'autrui et développer une attitude bienveillante en toute circonstance Connaître les droits des résidents et participer à leur mise en uvre Conditions de travail : Horaires de travail 7h par jour 7h-14h30 ou 12h30-20h (30 min de pause)