Adjoint.E Administratif.Ve Secretariat Ecole De Sages Femmes

Descriptif DIRECTION/SITE : Direction des Ressources Humaines/ Gabriel Montpied SERVICE/POLE : Ecole de sages-femmes / EIFS IDENTIFICATION DU POSTE Grade : Adjoint administratif / Assistante Médico-Administrative Métier : Secrétaire Quotité de travail : 100% (37 h30) Horaires et jours travaillés : 8H30 / 16H30 lundi au vendredi Responsable(s) hiérarchique(s) : Mme Leymarie Marie-Christine, Directrice de l'Ecole de sages-femmes M. le Directeur des Ressources Humaines PRESENTATION DU SERVICE L'école de sages-femmes est située sur le site hospitalier universitaire Dunant. L'équipe est composée de 6 ETP sages-femmes enseignantes et 1.5 ETP secrétariat. Etudiants de PASS-LAS inscrits en première année de filière maïeutique, quatre promotions de 30 à 40 étudiantes sages-femmes, cinq promotion à l'horizon 2028 (réforme en cours du cursus en 6 ans). DEFINITION DU POSTE Les missions principales du poste proposé sont des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques et financiers. Gestion des relations internes et externes du responsable hiérarchique. DESCRIPTIF, ENVIRONNEMENT, PLACE DANS L'ORGANISATION Accueil et information des futurs étudiants, étudiants, des enseignants, des intervenants et du public - Traitement des appels téléphoniques et messages électroniques (transmission et enregistrement, réponse aux nombreuses demandes de renseignements) - Diffusion de l'information (affichage, transmissions orales et écrites, etc.) Gestion administrative des activités de formation - Gestion des dossiers des étudiants - Gestion administrative des stages (planification, conventions, indemnités, suivi) - Gestion des archives Participation à la gestion budgétaire - Suivi du budget (commandes matériels) et taxe d'apprentissage - Suivi des prises en charge financières des étudiants et des bourses d'études - Gestion de la traçabilité liée aux paiements des intervenants -Gestion de la traçabilité liée aux frais de déplacement des étudiants, des intervenants et des agents - Elaboration des statistiques sur logiciels institutionnels Participation à la gestion des étudiants - Accidents en stage - Attestations de présence - Stages RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES Internes : direction, équipe pédagogique, service scolarité universitaire de l'UCA, Écoles et Instituts de Formation en Santé du CHU Externes : intervenants extérieurs, terrains de stage, conseil de l'ordre des sages-femmes, conférence nationale des enseignants de maïeutique, pôle emploi, Conseil Régional, ARS, public, organismes financeurs, employeurs COMPETENCES REQUISES Savoirs - Connaissances en matière de terminologie médicale et pédagogique, connaissance des outils informatiques de base et spécifiques - Maîtrise de la langue française et notions d'anglais courant - Connaissance de la réglementation en matière de formation en santé Savoir-faire - Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée - Orienter les personnes vers le bon interlocuteur - Mettre en uvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique - Réaliser des documents en respectant les règles de présentation, maîtrise des outils bureautiques Savoir-faire relationnel - Capacité à travailler en équipe - Présenter une image positive du service et de l'établissement - Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes - Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs - Rendre compte à sa hiérarchie - Faire preuve d'initiative aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes, notamment en l'absence de son responsable hiérarchique - Adapter le message et le vocabulaire au niveau de connaissance de l'interlocuteur - Discerner les informations confidentielles de celles diffusables - Capacité d'analyse des textes Aptitudes et qualités Discrétion et réserve Qualités relationnelles, aptitudes à la communication Sens de l'organisation, méthode et rigueur Capacités de concentration et d'analyse Esprit de coopération et d'initiative