Adjoint du coordinateur des secrétariats médicaux (H/F) - 100% - Direction des Ressources Humaines, des relations sociales et de la coordination générale des soins

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche. Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d'activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation. Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace. LE POSTE : Réalisation d'études de la charge de travail et de l'organisation des Secrétariats Médicaux : o Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires o Observations sur le terrain pour évaluer l'organisation o Analyse des données d'activité de l'Unité, du Service, du Pôle. o Evaluation des flux des patients, des circuits du patient. o Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils. o Suivi et évaluation des actions mises en place o Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement o Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires Missions RH ponctuelles : o Gestion de l'Equipe de Compensation et de Suppléance Administratif o Tâches administratives diverses dans le cadre des recrutements, mobilités internes, formations, etc... Missions diverses en fonction des projets en cours PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES Savoir-faire Capacité d'organisation et d'anticipation Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d'activité Rigueur et fiabilité dans le travail Capacités rédactionnelles Capacité à animer une réunion/un groupe de travail Maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point Aisance avec l'outil informatique, facilitant l'appropriation rapide des logiciels institutionnels Une connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care). Savoir-être Aisance relationnelle, capacité à s'adapter aux différents interlocuteurs Capacité à prendre du recul Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité Etre force de propositions Disponibilité CONNAISSANCES REQUISES Exigences du métier de Secrétaire Médicale et de son évolution Organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et dans les services médico-techniques Fonctionnement et organisation d'un Centre Hospitalier Universitaire Méthodologie de gestion de projet RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des Secrétariats Médicaux Directrices du Pôle Ressources Humaines RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES Avec l'ensemble des membres de la CSM et les agents de l'équipe de Compensation et de Suppléance Administrative Avec l'ensemble des professionnels du Pôle Ressources Humaines Avec les professionnels des services de soins et des services médico-techniques : Cadres de Pôle ; Cadres de proximité ; Médecins ; Secrétaires ; Biologistes ; etc... Avec l'ensemble des Directions fonctionnelles de l'Institution. SPECIFICITE DU POSTE Déplacements : réguliers sur l'ensemble des sites de l'Etablissement. Disponibilité pour des réunions en fin de journée : ponctuelle Vaccin(s) obligatoire(s) : Vaccinations à jour : BCG ; DT Polio ; Hépatite B (3 injections) à jour + sérologie hépatite B à fournir lors du recrutement Risques liés au poste : travail sur écran ; déplacements Règlement du temps de travail applicable : règlement général Congés/RTT (année pleine) : 28 jours congés annuels ; 15 jours de RTT ( - 1 jour journée de solidarité) Badgeage obligatoire Pause méridienne : au minimum de 30 min SUJETION DU POSTE Travail de week-end : non Tenue de service et/ou équipement de sécurité : badge d'identification lors de la présence dans les services de soins ou services médico-techniques. PREREQUIS Poste : Assistant Médico-Administratif Métier : Secrétaire Médicale-Assistant Médico-Administratif Niveau d'études : Baccalauréat / BTS à minima Diplôme(s) : BAC F8 ; BAC SMS ; BAC ST2S ; BTS ; Expérience / bonnes connaissances : Métier de Secrétaire médical(e) de ses exigences et de son évolution