Adjoint Administratif Service Qualité

Descriptif FONCTION: Identification du poste: Métier: Secrétaire Grade: Adjoint administratif Code: 45S30 Filière: administrative Position hiérarchique: Directeur adjoint en charge de la qualité(N+2), Ingénieur qualité(N+1) Localisation géographique: service qualité du Centre Hospitalier Intercommunal de Fréjus Saint-Raphaël Temps de travail: temps plein Horaires: du lundi au vendredi de 9h00 à 16h30 et possibilité d'un jour de télétravail par semaine. Description du poste: Organiser pour le directeur qualité, l'ingénieur qualité, l'assistant qualité, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (organisation de réunions) ACTIVITES: Organiser les copils, réunions, visites, conférences, évènements et commissions spécialisées dont le COPIL qualité Assurer la saisie des questionnaires et enquêtes qualité et gestion des risques Assurer la gestion des documents internes à la direction qualité (plan d'archivage) Assurer la gestion des documents qualité de l'établissement (GED) en lien avec l'assistant qualité Assister et collaborer avec l'ingénieur qualité et l'assistant qualité pour le suivi des dossiers de la direction qualité. Gérer les stocks de produits (saisie, contrôle, relance commande) Organiser les copils, dont COPIL qualité, réunions, visites, conférences, évènements et commissions spécialisées. - programmer les COPIL de la Direction des Opérations et coopérations, Qualité, Affaires générales, parcours et expérience patient, communication dont le COPIL qualité - assurer le secrétariat et compte rendus de ces copils - aider à l'organisation des autres réunions, visites, conférences, évènements et commissions de la Direction des Opérations et coopérations, Qualité, Affaires générales, parcours et expérience patient, communication dont le COPIL qualité Assurer la saisie des questionnaires et enquêtes qualité et gestion des risques en lien avec l'ingénieur qualité et le service des relations avec les usagers (organisation, exploitation, analyse). - assurer la saisie des questionnaires de mesure de la satisfaction des usagers - assurer la saisie des enquêtes et questionnaires de la satisfaction interne et externe pour le compte du service qualité Assurer la gestion des documents internes à la direction qualité. - définir et s'assurer du plan d'archivage des dossiers de la direction qualité Assurer la gestion des documents qualité de l'établissement (GED) en lien avec l'assistant qualité - assurer la codification, le circuit de validation, la publication des documents dans la GED - assurer le suivi de la révision documentaire Assister et collaborer avec l'ingénieur qualité et l'assistant qualité pour le suivi des dossiers de la direction qualité - participer aux projets qualité de l'établissement et au projet de service - participer aux réunions qualité du directeur qualité - participer aux points qualité organisés par l'ingénieur qualité Gérer les stocks de produits (saisie, contrôle, relance commande) - assurer la commande et la réception des dotations de papèterie, consommables de l'imprimante et brochures qualité et gestion des risques ENVIRONNEMENT DE LA FONCTION: Compétences requises: Bac à Bac + 2 dans le secrétariat connaissance globale du fonctionnement hospitalier maîtrise des outils bureautiques (pack office) Savoir-être: Travail en équipe Capacité d'écoute et de communication Rigueur Être organisé Capacité d'adaptation Relations fonctionnelles: Direction générale et directions fonctionnelles. Président de PCME. Chefs de pôle. Assistants de pôle et cadres de santé. Médecin coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins. Assistant qualité. Responsable du service des relations avec les usagers. Responsables des vigilances sanitaires. Tous les professionnels de l'établissement. Contraintes liées au poste: Travail sur écran, Déplacements possibles sur les sites de la direction commune. Evolution possible: métier d'assistant qualité après expérience et formation dans le domaine de la qualité et de la gestion des risques