Adjoint Administratif - Secrétariat DRH-DAM

Descriptif Présentation générale de l'établissement Les Hôpitaux Drôme Nord (HDN) sont composés de deux sites d'hospitalisation, le site de Romans sur Isère et le site de Saint-Vallier. Ils sont membres du Groupement Hospitalier de Territoire Drôme Ardèche Vercors (G.H.T DAV) qui rassemble 19 établissements. Les HDN répondent aux besoins de santé dun bassin de population de plus de 200 000 habitants. Ils sont organisés en 6 grands pôles d'activités offrant un plateau technique complet (3 IRM, 2 scanners, mammographie prochainement, échographie, laboratoire, pharmacie, Urgences / SMUR, kinésithérapie, bloc opératoire) et 830 lits et places, 1600 professionnels dont 150 praticiens et 30 internes, assurant une prise en charge de qualité accompagnée d'équipes paramédicales investies. Leur budget d'exploitation est de 130 M. Les HDN ont ouvert en 2019 un nouvel EHPAD ainsi qu'un nouveau bâtiment regroupant le Pôle Femme et Enfant et le bloc opératoire. Les HDN poursuivent leur dynamique de développement avec entre autres le projet de Modernisation et d'Humanisation du bâtiment principal du site de Romans sur Isère sur 2024-2026 et la construction d'un nouveau bâtiment sur le site de St Vallier à horizon 2025. Identification du poste : Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents, tenue de l'agenda et des communications téléphoniques et physiques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation des réunions ). Rédiger le procès-verbal du CSE et de la CME, préparer les dossiers des instances. Sous la responsabilité du Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, des attachées d'administration chargées des affaires médicales et des ressources humaines. Pré requis : connaissances techniques de secrétariat et de la bureautique. Horaires : du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h Durée du contrat : CDD de deux mois Poste à temps plein 100% soit 2 190 brut ou 1 760 net / mois (hors SFT) Activités : o Accueil des personnes (médecins, professionnels de santé ) o Gestion des stocks de fournitures et de matériels dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relances commandes ) o Organisation de réunions, événements, commissions, instances et préparation des dossiers afférents et rédaction des comptes rendus o Suivi des stagiaires écoles (conventions de stage, instruction des dossiers ) o Gestion de la grève et production des statistiques o Enclenchement des contrôles médicaux o Publication et suivi des offres d'emploi internes et externes o Prise de notes, frappe et mise en forme des documents sous Word, Excel, Power Point o Prise de rendez-vous / gestion des agendas du directeur adjoint et de la direction o Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques o Reproduction et diffusion de documents, de dossiers o Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et gestion des parapheurs o Référent Télérecours tribunal administratif (réception et dépôt des documents) o Référent Bluekango pour la publication des documents RH et AM Savoir-faire / Savoir être o Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics o Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire o Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez vous o Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel o Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures o Rédiger et mettre en forme des notes, des comptes rendus de réunions / instances, documents, et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence o S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes o Travailler en équipe pluridisciplinaire o Utiliser les outils informatiques / Technologiques d'Information et de Communication (TIC)