Adjoint Administratif Secretaire De L'ifas

Descriptif Le Centre Hospitalier de Saint-Junien recherche un(e) Adjoint Administratif exerçant la fonction de Secrétaire de l'Institut de Formation des Aides-Soignants (IFAS) de Saint-Junien. Le poste est ouvert aux contractuels afin de pourvoir un CDD de remplacement. POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques : - Le Directeur d'établissement - Le Directeur des Ressources Humaines - Le Directeur de l'Institut Liaisons fonctionnelles : - les membres de l'équipe pédagogique - les intervenants extérieurs : cadres de santé, référents divers dans certains domaines de compétences (psychologue, infirmière hygiéniste) - des professionnels de toutes les structures accueillants des apprenants en stage - les référents informatiques - les réseaux en lien avec la formation continue - les établissements hospitaliers publics ou privés - les tutelles : ARS, DREETS, REGION - les associations professionnelles : GERACFAS - les financeurs (OPCO, France TRAVAIL, REGION, ) MISSIONS Missions de l'IFAS : - Former des professionnels et organiser les conditions de leurs apprentissages dans le cadre de la formation initiale, parcours complets et partiels - Réaliser des actions de formation continue Missions générales : - Accueil physique et téléphonique des élèves et correspondants de divers services - Réception, traitement et diffusion de l'information - Réalisation de divers travaux de bureautique - Suivi et mise en forme des dossiers administratifs des élèves - Exécution et suivi de procédures et décisions administratives Gestion du standard : - Réception des appels téléphoniques, prise de messages, orientation du public vers les différents services Travaux de bureautique : - Réception, traitement et diffusion du courrier - Saisie et mise en forme de documents avec maitrise des outils WORD, EXCEL - Création de documents, fichiers, affiches - Tri, classement et archivage des dossiers des élèves - Suivi des planifications de formation - Gestion et suivi du site internet (résultats de modules, planifications, ...) - Gestion et suivi des dossiers des élèves sur les logiciels GENEPI, ODESSA, KAIROS, TRANSITIONS PRO, ROMEO, ... - Création des dossiers des élèves dans MRH et gestion des remboursements de frais de déplacement des élèves lors des périodes de stage - Gestion des cartes professionnelles - Saisie et suivi des différentes enquêtes (Région, DREETS, ...) - Suivi des différents intervenants - Planification et suivi des diverses formations continues - Suivi des dossiers financiers des élèves avec préparation des dossiers de financement, attestations de présences mensuelles, ... - Gestion et suivi des stocks de matériels (fournitures courantes) Fonction communication : - Collabore avec les différents personnels des nombreux terrains de stage et des financeurs - Assure le secrétariat des différentes instances de l'IFAS - Participe à différentes manifestations professionnelles - Rend compte au directeur des problématiques identifiées HORAIRES DE TRAVAIL Poste à temps plein Horaires : 8h - 12h / 13h30 - 16h30 QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES - Motivation forte pour la formation - Capacités relationnelles : respect de l'autre, écoute, pondération - Capacités de gestion du temps - Capacités d'autoévaluation, de positionnement et d'affirmation face aux étudiants - Capacités d'analyse, d'anticipation et de projections - Esprit d'initiative, d'équipe et d'intégrité - Rigueur, dynamisme et équité COMPETENCES SOUHAITEES - Niveau BAC - BTS bureautique souhaité - Connaissances approfondies de l'outil informatique : Word, Excel et Power Point PARTICULARITES DU POSTE - Discrétion professionnelle - Accueil du public - Capacités d'adaptation : changement d'activités permanentes en lien avec les problématiques de l'IFAS - Congés annuels programmés en fonction du dispositif de formation, des congés des élèves et en concertation avec l'équipe de l'IFAS - Déplacements réguliers à l'extérieur : Permis B obligatoire Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme Aurélie PAVIZA, Directrice des Ressources Humaines.