adjoint administratif RH Gestion du temps de travail et secretariat

Descriptif Définition du métier : - 40% RH Assurer le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions règlementaires - 40% gestion du temps de travail - 5% polyvalence accueil et standard - 5% secrétariat de direction Particularités du poste Poste à repos fixes Horaires réguliers avec amplitude en fonction des obligations de service Respect impératif des délais Liens hiérarchiques : La directrice L'attachée d'administration Principaux liens fonctionnels (liens horizontaux) - Services logistiques - Service de soins - Pharmacie - Services administratifs - Syndicat ACTIVITES PRINCIPALES RESULTAT CONCRET ATTENDU Accueil Courriers Gestion du personnel Gestion de la paie Gestion de l'absentéisme Retraites CGOS Régisseur d'avances Gestion du temps de travail : référente de l'outil OCTIME Instance Grèves Secrétariat - Gérer les appels téléphoniques, l'accueil et l'orientation du public - Répondre à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur et en interne - Diffuser des informations sur demande - Réception des livraisons - Vérification des colis et appel des destinataires - Informer la cuisine du nbre de repas du personnel et stagiaires du jour - Gérer le paiement des repas invités et transmission d'information au personnel du service Accueil - Réception et tri du courrier (résidents et établissement) - Préparation et vérification du courrier pour l'expédition - Dossier de recrutement avec déclaration aux différents organismes (URSSAF, casier judiciaire) - Suivi des contrats de travail des remplaçants et de leur renouvellement - Suivi de carrière des agents titulaires et stagiaires (avancement, titularisation, mise en stage) - Classement des courriers, décisions, contrats et arrêts de travail - Etat mensuel de présence ASP pour remboursement de salaire fait par internet - Attestation France TRAVAIL pour les fins de contrats saisie sur internet avec certificat de travail - Suivi et renouvellement des différentes positions (temps partiel, disponibilité) - Contrôle et attribution du Supplément Familial de Traitement - Constitution de dossiers pour demande de médailles du travail - Visite médicale : convocation lors d'un recrutement, après retour maladie, maternité ou accident du travail, suivi périodique - Suivi des Comptes Epargne Temps - Demande de contre-visite et expertise médicale - Renseignements des agents sur leurs situations et droits - « Assistante sociale du personnel » : renseignements et attestations divers : CAF, Impôts, France TRAVAIL, titres de séjour, CPAM - Pointage, contrôle et saisie des éléments variables de la paie (rappels, primes, indemnités, repas, heures supplémentaires) en lien avec OCTIME - Récupération, saisie et suivi des décomptes des indemnités journalières - Création des nouveaux agents ( primes et indemnités) - Suivi du changement de situation de chaque agent (échelon, grade, titularisation, mutation, disponibilité) - Récupération du taux Prélèvement à la Source - Calcul du solde d'heures pour les agents partis - Création de paie simulée - Gestions des astreintes du personnel infirmier et du personnel technique - Suivi des modifications des temps de travail - Envoi trimestriel FEH pour remboursement agents à temps partiel - Saisie des éléments et calcul de la prime de service (acompte et solde) - Déclaration annuelle des cotisations aux divers organismes - Déclarations mensuelles CGOS (liste de présence, prestations maladie, mandats) - Déclaration mensuelle DSN - Mandatement de la paie, échanges avec la TRESORERIE - Mise sous pli et distribution des bulletins de paies et autres documents - Saisie des arrêts maladie, accident du travail, maternité sur informatique et éditions d'arrêtés. - Déclaration des arrêts maladies, AT et maternité aux assurances pour le personnel titulaire - Déclaration des AT à la CPAM pour les agents contractuels avec attestation de salaire pour paiement d'indemnités journalières - Constitution et transmission de dossiers pour avis au comité médical pour les arrêts maladies de + 6 mois ou demande de longue maladie ou de longue durée - Suivi et renouvellement des dossiers transmis au Comité Médical Constitution et transmission de dossiers AT pour avis au Comité Médical en vue d'une reconnaissance d'imputation de service. - Suivi des dossiers et informations des agents - Affiliation des nouveaux agents - Dossier de validation de services de non titulaires (après titularisation) - Constitution et envois des dossiers de retraite auprès de la CNRACL - Constitution des dossiers de pré liquidations - Constitution et envoi des dossiers pour prestations maladie demi-traitement au CGOS - Constitution et envoi des dossiers pour retraite complémentaire - Informations des agents sur le site et les prestations versées par le CGOS - Suppléance - Remboursement sur justificatif de divers achats - Mandatement des dépenses pour reconstitution de la régie 150 - Assurer le suivi et la mise à jour de l'outil de gestion - Créer des profils utilisateurs - Paramétrer les données en accord avec la direction - Contrôler la concordance des informations entre le logiciel RH et le logiciel OCTIME (contrat, temps partiel, absences justifiées ou pas, congés, ASA, téléphone) - Suivre les balances horaires - Aider à la définition du paramétrage de l'outil - Assurer la formation des nouveaux utilisateurs - Rédiger, diffuser et expliquer les procédures de l'outil - Assurer la hotline pendant les heures de présence du poste - Saisir les plannings et les modifications des services logistiques et administratifs en collaboration avec l'AAH - Saisir les astreintes des IDE et du service Technique - Saisir, d'après les feuilles adéquates, les heures supplémentaires et récupérées - Saisir les heures supplémentaires à payer à la demande des cadres (en lien avec la gestion de la paie) - Extraire et exploiter les données préparatoires à la paie (astreintes, primes et indemnités) - Assurer la diffusion d'informations sur l'EHPAD ou messages importants via l'application MyOctime - Assister aux réunions CSE et rédiger le brouillon du procès-verbal - Lister les agents du planning nécessaires au service minimum - Rédiger les assignations en accord avec la Direction, s'assurer de la remise en mains propres des assignations - Transmettre l'information du nombre d'heures de grèves à la Direction - Compléter les enquêtes, en l'absence de l'AAH - Echange avec les représentants du Personnel - Rédiger, diffuser, afficher les notes de service et d'information - Réserver les repas, salles de réunion et véhicule - Commander les repas en cas de formation - Rédiger et diffuser des ordres de mission - Rédiger et diffuser le planning de gardes administratives - Extraire les données nécessaires et renseigner les enquêtes obligatoires - Fiches d'entretien annuel : création, diffusion et suivi - Mise à jour des fiches de traçabilité Ménage - Distribution de fournitures de bureau à la demande - Classement et archivage - Distribution et retour des clés des chambres et divers salles et bureaux de l'établissement COMPETENCES Savoir et Savoir-faire Savoir-être - Maitriser les outils informatiques OCTIME et BERGER LEVRAULT - Connaitre le fonctionnement des établissements médico sociaux - Connaitre les règles de de gestion du temps de travail de l'EHPAD - Avoir la compétence des RH- - Rigoureux et organisé - Esprit d'analyse et de synthèse - Gestion des priorités - Autonomie - Capacité à s'interroger et à alerter sur un problème ponctuel et récurrent - Gestion de l'informationreçue et transmission - Discrétion, esprit d'équipe - Aptitude à la relation humaine, à la gestion des accueils téléphoniques et physiques des usagers - Faire preuve de diplomatie - Faire preuve de pédagogie Conditions d'exercice - Respecter la règlementation de la fonction publique hospitalière