Adjoint Administratif (H/F) Service Formation Et Developpement Des Competences

Descriptif Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits). Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron. Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône. Missions principales : Gestion administrative, logistique et financière des actions de formation Personnel non médical : - Recueil des besoins en formations - Saisie des dossiers de formations dans GESFORM concernant les pôles en - responsabilité - Organisation logistique des actions de formations sur site, et hors site - Gestion administrative des formations (conventions, Ordre de Mission, paiement facture, - remboursement de frais) - Assurer la clôture budgétaire de fin d'année Personnel médical : - Préparation de la commission formation médicale - Saisie des dossiers GESFORM - Traitement et suivi des formations (conventions, paiement et remboursement des formations et des frais de déplacement) - Assurer la Clôture budgétaire de fin année Compétences attendues : - Expérience en gestion administrative : rigueur, organisation - Maitrise obligatoire des outils informatiques (Word Excel, internet, messagerie) - Aptitude au travail en équipe et à l'entraide - Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps - Organiser son poste de travail en fonction des priorités Qualités requises : - Sens de l'accueil et de l'écoute - Discrétion, confidentialité - Fiabilité, Rigueur, méthodologie - Dynamisme - Disponibilité Régime horaire/organisation du temps de travail : - Poste Fixe en horaires de jour - Poste à temps plein - Disponibilité dans la plage horaire 8h30 - 16h30 - 7h30/jour - Organisation des congés en équipe - Bac + 2 minimum Contraintes liées au poste : - Déplacements sur site à prévoir pour l'organisation logistique des salles de formation - Travail constant sur écran - Activité très soutenue sur le dernier quadrimestre