Adjoint Administratif En Unite De Soutien Aux Poles

Descriptif MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE Participer aux missions confiées à l'Unité de Soutien administrative aux Pôles qui collabore de manière étroite avec les trinômes de pôle (Chef de pôle, Cadre Supérieur de Santé, Cadre administratif) Fonctions secrétariat -Organisation de réunions, programmation et logistique -Accueil téléphonique (régulation) et physique -Saisie et mise en forme de courriers -Reproduction et diffusion de documents divers -Traitement du courrier (papier et électronique) : tri, diffusion, expédition, classement -Gestion des commandes de fournitures -Coordination de l'information : diffusion des informations institutionnelles aux pôles. Gestion des dossiers institutionnels et spécifiques -Participation à la gestion des dossiers institutionnels. dossiers d'autorisation d'activités de soin ou d'équipement lourd dossiers de labellisation -Suivi des délais -Suivi et organisation des visites de conformité Formalisation, actualisation et suivi des conventions et partenariats -Formalisation des conventions : rédaction, sécurisation juridique et financière -Suivi financier des conventions -Gestion des échéances -Gestion de la base documentaire -Relations avec les associations : rencontre des porteurs de projets, construction des partenariats, mise en place organisationnelle, rôle d'interface entre les Pôles et la direction chargée de la gestion du secteur associatif, mise à disposition de badge pour les bénévoles. Intérêts, contraintes, spécificités du poste : -L'unité intervient en soutien administratif de plusieurs pôles qui sont localisés sur 2 établissements -Transversalité, diversité d'interlocuteurs : capacité à travailler de façon collaborative