Adjoint Administratif

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE Adjoint Administratif, Agent d'administration Gestion et aide à la décision des dossiers de Fonds social européen (FSE) Appui en finance à la cellule financière des Instituts Paramédicaux du CHUG LIAISON HIERARCHIQUE Directeur Coordonnateur des instituts/Ecoles de formation paramédicale Adjoint des cadres hospitaliers LIAISON FONCTIONNELLE CSS, Coordinatrice pédagogique et d'enseignements cliniques Equipes des CSF, administrative et technique Personnels des direction fonctionnelles, référents Représentants du conseil régional de la direction des formations sanitaires DEFINITION DE LA FONCTION L'Adjoint administratif hospitalier, chargé de mission sur le FSE, positionné aux IEFP et mobile sur les 2 sites de PAP et SAINT-CLAUDE, assure des tâches administratives d'exécution comportant les compétences financières, la connaissance, l'organisation et l'application de règlements administratifs. Il organise pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service et/ou au suivi des dossiers budgétaires et administratifs en vue de l'obtention de la subvention régionale IL a en charge des missions financières transversales sur les Instituts et écoles de formation travaille en collaboration étroite avec l'Adjoint des cadres hospitaliers, responsable de la cellule financière et l'Assistante de direction Il réalise des travaux de rédaction courante de courriers en gestion financière MISSIONS DU POSTE Suivi et gestion des dossiers de subvention REGION et des dossiers FSE dans le respect des règles et des procédures, de l'instruction de demande de subvention et suivi financier de la programmation de l'enveloppe FSE. Il assure la collecte de l'ensemble des éléments administratifs justificatives nécessaires pour l'attribution des subventions dans le respect des délais prescrits. ACTIVITES PRINCIPALES L'activité s'effectue à partir de consignes précises et doit être organisée en fonction des délais à respecter. Elle nécessite des échanges d'informations avec les autres services des différentes directions de l'établissement et des réponses à des demandes de renseignement du Conseil Régional: Saisir et mettre en forme des informations administratives diverses Enregistrer l'ensemble des données dans le cadre des consignes et procédures définies, à l'aide d'outils informatiques Gérer les procédures internes liées à la gestion des fonds européens Suivre administrativement le programme FSE Centraliser les données statiques Instruire les dossiers de fonds européens Classer, pointer, vérifier les documents nécessaires pour l'instruction des dossiers FSE Identifier les demandes de différents interlocuteurs internes ou externes à l'établissement Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à ses responsables en vue de la subvention financière Evaluer la pertinence des données administratives et budgétaires transmises au regard du travail à effectuer Rédiger des notes, des rapports ou courriers administratifs Reproduire et transmettre des documents FSE Collecter, classer, conserver, rechercher les documents archivés en appliquant les procédures, les protocoles, les consignes spécifiques à l'archivage administratif en vue de la traçabilité des dossiers des FSE Mettre en uvre le tri, classement et inventaire des archives de FSE Rédiger des notes de synthèse, des rapports d'études et des rapports d'alerte sur la base d'analyse des résultats de gestion Etre en Conseil auprès de la direction générale et du management (administratif et médical) Auditer les processus de gestion Mettre en place d'outils d'aide à la définition et à l'évaluation de la stratégie de l'établissement Assurer la conception, réalisation et exploitation d'outils de gestion: tableaux de bord, indicateurs (activité, coûts, gestion, financiers), budgets de service Assurer la Conception, la réalisation et l'exploitation de la comptabilité analytique : Exploiter et mettre à jour le fichier structure Réaliser les études médico-économiques ou d'enquêtes internes et/ou externes Rédiger le projet pour l'évolution du système d'information Assurer la veille organisationnelle, économique et financière Élaborer les documents institutionnels (rapports de gestion) Assurer la formation au contrôle de gestion en interne ACTIVITES TRANSVERSALES Prendre de notes, saisir et mettre en forme le courrier, les documents administratifs Participer aux réunions administratives Assurer des taches de secrétariat en suppléant une absence COMPETENCES Informatiques : Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power point, et autres) Capacité de communication : Identifier les informations communicables à autrui et confidentielles liées au poste occupé Aptitude au travail de secrétariat : Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Capacité de collaboration : Travailler en équipe / en réseau instituts/écoles de formation EXIGENCES DU POSTE Connaître les bases de l'environnement bureautique Utiliser les modes de communication électronique Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes Appliquer les normes de présentation administratives Connaître les différents textes régissant la formation Connaissance du travail de secrétariat NIVEAU ET DIPLOME REQUIS Connaissance en comptabilité et finance Niveau Bac + 3 ou 5 (licence, Master II Connaissance en comptabilité et finance) fortement recommandé CARACTERISTIQUES DU POSTE 25 jours de Congés Annuels Horaires Hebdomadaire : 35 heures par semaine Présence du lundi au vendredi de 8h 15h RH : samedi et dimanche et jours fériés Vacances : 14 jours au mois d'août et 6 jours entre noël et jour de l'an (fermeture des instituts à des dates précises) QUALITES REQUISES Engagement Ethique professionnelle (réserve, confidentialité) Disponibilité Capacités d'adaptation Capacité d'écoute Aptitudes à la communication Aptitude organisationnelle Capacité rédactionnelle Maîtrise des logiciels