Adjoint administratif - Bureau des affaires médicales

Descriptif Poste en CDD de 1 mois, possibilité de prolongation Intégré à une Direction commune avec les Hôpitaux des Portes de Camargue à Tarascon, ainsi que quatre EHPAD situés dans les Alpilles, le Centre hospitalier d'Arles se positionne comme le troisième acteur hospitalier majeur de Provence. Cette affiliation élargit les horizons professionnels et offre des perspectives de carrière attractives à travers tout le territoire. Grâce à des collaborations étroites avec les acteurs économiques régionaux et à un service dédié, l'établissement propose un accompagnement sur-mesure aux nouveaux professionnels désireux de s'installer dans la région. MISSIONS PRINCIPALES Gestion administrative des dossiers des praticiens quel que soit leur statut (du recrutement à la gestion de la paie) Gestion du temps médical Suivi des dossiers de visas, titres de séjour et autorisation de travail délivrés par le Ministère de l'intérieur Mise en uvre des procédures de contrôle de paie (analyse des requêtes en fin de paie et actions à mener en fonction des anomalies constatées, etc) : traitement/ Permanence des soins / temps additionnel/contrôle des éléments variables de paie Gestion des conventions (mandats et titres de recettes) Suivi des contrats d'activité libérale Suivi de la réglementation des statuts médicaux ACTIVITES (non exhaustif) Gestion administrative : Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif des services. Suivi et gestion des PH en lien avec le CNG (PV d'installation, arrêté, mutation, mise en disponibilité, arrêté d'avancement d'échelon, radiation des cadres) Rédaction et gestion des actes juridiques : Contrats (de travail, d'indemnité sectorielle, d'IESPE, Prime Engagement de carrière en CH, Activité libérale) Décisions (de recrutement, de réduction d'activité, de prime exercice territoriale, d'activité sectorielle, de paiement CA, mobilité durable, dautorisation d'absence solidarité familiale, de chefferie) Ordres de mission Décisions de prescripteurs de plein droit et délégué Conventions Prime Solidarité Territoriale, d'Activité d'intérêt général et convention de stage Gestion de la Paie : Création des dossiers de paie et suivi des carrières (traitement, primes, indemnités, génération des congés, avantage en nature, cours dispensés à l'IFSI, CET, dématérialisation de toutes les pièces comptables, gestion de l'absentéisme gestion des déclarations auprès de la caisse d'assurance Maladie / subrogation/ saisie des Indemnités journalières. Création de la labélisation du temps annuel Création des requêtes de suivi sur la permanence des soins Déclaration TOPAZE sur ameli Calcul et saisie des frais de déplacements Suivi des demandes de prise en charge partielle des titres d'abonnement correspondant aux déplacements Calcul et facturation de la redevance de l'activité libérale Déclaration des arrêts de travail pour maladies ordinaires, maladies professionnelles, CLM, CLD, AT, MATERNITE auprès de l'assurance maladie et saisie dans le logiciel paie, puis Suivi et saisie des remboursements des Indemnités journalières avec transmission des décomptes des remboursements à la Direction des affaires financière Constitution des dossiers et saisine du Comité médical pour le TPT, CLD pour position statutaire par arrêté ARS Gestion des rattachements DSN Missions transversales : Divers administratif (Fiche de liaison, Cumul d'activité accessoire, divers attestations, gestion du courrier certificat administratif, distribution des Bulletins de salaires) Suivi des dossiers de retraite, déclaration auprès de l'Ircantec Déclaration UNEDIC France Travail Gestion et suivi des tableaux de gardes hebdomadaires En cas de mouvements de grèves, recensement Gestion logistique : attribution et suivi du planning d'affectation des logements SPECIFICITES DU POSTE Contraintes liées au calendrier de paie : remontée des éléments variables de paie (fin de mois) et saisie de paie (début de mois) Technicité des logiciels métier Réglementation spécifique pour les statuts médicaux RELATIONS PROFESSIONNELLES Relations Internes-Relations externes Directions des Affaires Médicales Agence d'intérim Services supports et standard Direction d'établissement et directeurs de garde Sous - préfecture Cadres de service et Secrétariat ARS, CNG COMPETENCES PROFIL Logiciels métiers : AGIRH, Equitime (Agiletime/administration/planification/export evp), BO, Bi portal, Archive paie E324, Médipassmipih, Planning médical urgences, Net entreprise/dépofi, Pôle emploi, Ircantec caisse des dépôts, Ged démat, Intranet, Savoir Faire : Capacité à travailler en équipe Savoir se documenter : Légifrance, Conseil de l'ordre, ARS, CNG, CCAM codage, Fichiers permanents Savoir synthétiser, analyser et prioriser les actions Savoir Être : Aptitude à la communication, à la discrétion Capacité à l'autonomie et prise d'initiative relatif à son domaine de compétence Capacité à l'anticipation, à la polyvalence Qualités requises : Capacité de compréhension, d'analyse et d'adaptation, Qualités organisationnelles, relationnelles et d'écoute FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES REQUISES Baccalauréat Gestion administrative et + avec idéalement une première expérience sur un poste similaire RH ou DAM. AMPLITUDE HORAIRE 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi (7h30 par jour) soit 8h30-16h ou 9h-16h30 Environnement de travail : bureau partagé avec outil informatique et téléphone