Adjoint administratif au service Admissions-Facturation-Etat-Civil (SAFe)

Descriptif Poste à pourvoir au 1er juillet 2025. INTITULE : Adjoint administratif au service Admissions-Facturation-Etat-Civil (SAFe). RAISON D'ETRE : Il/elle exploite l'information administrative de son service dans le cadre de procédures définies. RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Directeur des Affaires Financières Attaché d'Administration Hospitalière Adjoint des Cadres du service bureau des admissions ACTIVITES PRINCIPALES : 1. Au guichet selon le roulement Accueillir, informer et orienter le public Créer et mettre à jour le dossier administratif du patient Vérifier l'identité du patient et les ouvertures de droits auprès des différents organismes d'assurance maladie (CDR/CDRI) et complémentaires. Effectuer la sortie administrative du patient. Corriger les erreurs d'identité selon la procédure définie par la Cellule d'identito - vigilance. Effectuer les encaissements en régie Répondre aux demandes téléphoniques des services. 2. En gestion/facturation, selon le roulement: Edition des listings via la requête automatique pour répartition et attribution des admissions de la veille aux gestionnaires. Gestion d'un portefeuille de dossiers : - Gérer les dossiers des patients sortis et présents gestion de la liste de travail de l'outil informatique. - Suivre les dossiers du portefeuille personnel en attente de documents (Sécurité Sociale, mutuelles, ) jusqu'à la mise en facturation. - Relancer les débiteurs (Sécurité Sociale, mutuelles, patients). - Facturation des prestations (chambres particulières et autres). - Contrôler la facturabilité des dossiers en lien avec le service DIM et la cellule mouvements. - Effectuer le contentieux simple - Répondre aux appels téléphoniques 3. L'Etat Civil décès : Ecouter le répondeur tous les matins Valider les certificats de décès sur la plateforme CERT_DC. Recevoir les familles Récupérer tous les documents nécessaires à la déclaration de décès Vérifier la complétude du dossier administratif du défunt Informer les familles des démarches nécessaires pour les obsèques Etablir la déclaration de décès dans le logiciel et transmettre à l'état civil de la Mairie de Mantes-La-Jolie 4. L'Etat-Civil Naissances : Mission déléguée à l'Accueil mais assurée par le BDE en cas d'absence. - Le matin récupérer au bloc Mater les déclarations de la veille. - Vérifier la numérotation et l'ordre chronologique des naissances sur le registre des naissances. Permanence du lundi au vendredi de 13h30 à 15h30 : - Recevoir les familles - Récupérer tous les documents nécessaires à la déclaration de naissance - Vérifier la complétude et l'exactitude de la déclaration avec les familles. - Informer les familles des démarches nécessaires si besoin - Transmettre la déclaration de naissance et les documents à l'état civil de la Mairie de Mantes-La-Jolie RELATIONS FONCTIONNELLES : - En interne : Les secrétariats médicaux Les services de soins Les agents administratifs de la caisse des soins externes, des secteurs PSY, USLD/EHPAD et SSR. Les assistantes sociales Le vaguemestre Le service DIM Le service informatique Le service Accueil - En externe Les patients La sécurité sociale Les organismes complémentaires Le Trésor Public La Mairie et autres administrations CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES : Maîtrise du logiciel GAM (Gestion Administrative du Malade) Connaissance des outils Excel et Word Maitrise de la réglementation de la Sécurité Sociale et des organismes complémentaires Sens de l'organisation, grande rigueur et capacité à hiérarchiser les tâches à réaliser Discrétion et respect du secret professionnel Bonne présentation à l'accueil du public Respect des règles de fonctionnement communes Sens du travail en équipe Qualités relationnelles : écoute, maîtrise de soi, pondération . Adaptation aux enjeux et changements hospitaliers