Adjoint Administratif au Bureau des Admissions des Urgences

Descriptif DESCRIPTIF DU POSTE Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique des patients et usagers, le traitement et/ou la facturation des dossiers externes et d'hospitalisations. L'ensemble de ces opérations administratives est à réaliser dans le respect des procédures d'identitovigilance, d'admissions et de facturation. MISSIONS DU POSTE Accueillir, informer, conseiller nos différents publics en se référant à la réglementation et aux procédures en vigueur. Enregistrement administratif des patients en s'assurant de l'exhaustivité et de la fiabilité des données saisies (affiliation, carte vitale, assurance complémentaire...). Récupérer, contrôler et scanner les documents administratifs dans le strict respect des consignes d'identito-vigilance et de confidentialité. Repérer les situations sociales difficiles et faire le lien avec la PASS et le service social. Utilisation du logiciel SI-VIC (logiciel qui permet la gestion des catastrophes ou évènements importants) et maintien permanent des connaissances opérationnelles Orientation vers les interlocuteurs compétents Activités de back-office (mise à jour de dossiers, demande de pièces complémentaires, traitement de mails...) Contact avec les organismes tiers payeurs Contact physique et téléphonique avec les patients, les services d'hospitalisation et les secrétariats médicaux Polyvalence possible sur les différents secteurs d'accueil-admission (organisation définie par l'encadrement) Gestion administrative liée aux décès, en relation avec les services de soins : vérification et validation des éléments administratifs avec délégation de signature pour les transports de corps avant mise en bière Gestion des mouvements des patients dans la GAM en dehors des horaires d'ouverture du Bureau des Admissions central Suivi et traitement des doublons en lien avec la référente identito-vigilance et le DIM et participation à des réunions mensuelles QUALITES ET COMPETENCES REQUISES Savoir-faire métier : Utilisation des différents outils informatiques (TrakCare/Clinicom, Cdri, Roc, CertDC, Pack Office) Maitrise de la frappe au clavier Application stricte des consignes d'identification Application stricte des procédures dégradées en cas d'arrêt informatique Maitrise d'une langue étrangère appréciée Qualités relationnelles : Capacité à travailler en équipe Capacité d'adaptation Esprit d'initiative Reporting auprès de son encadrement Rigueur et discrétion professionnelle Maîtrise de soi Connaissances requises : Maitrise parfaite de l'outil informatique Communication / relations interpersonnelles Droit des usagers du système de santé Évaluation de la charge de travail Gestion administrative, économique et financière Organisation du travail POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques Directeur des affaires financières et du pilotage de gestion Responsable du bureau des admissions Cadre de proximité du bureau des admissions Liaisons fonctionnelles Equipe du bureau des admissions Equipe du système informatique Secrétariats médicaux, assistantes sociales, service de soins DIM Organismes d'assurance maladie obligatoire et complémentaire Liaisons avec les pompiers, le SAMU, les ambulanciers, la police et les professionnels de santé TEMPS DE TRAVAIL Quotité de travail : 100% Amplitude horaire : 08h30-21h00 7J/7 aux urgences (dimanche et jour férié), en repos variables Permanence au minimum 1 week-end sur 2, avec ajustement au regard des nécessités de service Pause méridienne de 30 minutes Temps de travail annuel : 25 CA +1 fractionnement et 2 hors saison si conditions remplies 15 RTT 37H30 par semaine Poste à pourvoir début octobre 2025