Adjoint Administratif Attache A La Direction Generale

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE ADJOINT ADMINISTRATIF ATTACHE A LA DIRECTION GENERALE Grade : Adjoint administratif - Salaire fonction des grilles de la FPH Quotité de temps de travail : 100% Horaire de travail : Alternance 8h30 16h et 10h 17h30 Service : Direction - Ressources Humaines Direction des Soins Hiérarchie : Directeur délégué : M. RETORD Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales : Mme LUCCARINI Directrice des Soins : Mme ETCHART POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques Sous la responsabilité de l'adjoint des cadres en charge des secrétariats de direction Liaisons fonctionnelles Autres agents de la DRH et de la DSI LES MISSIONS - Secrétariat de Direction : o Accueil physique et téléphonique et relai des informations o Gestion des agendas o Rédaction diffusion et enregistrement des notes de service et notes d'information o Ouverture et classement du courrier o Rédaction de courriers à demande de la Directrice des Ressources Humaines et Directrice des Soins o Gestion et la mise à jour de la permanence administrative o Saisie des congés des personnes sous la responsabilité des directeurs et/ou rattachés directement à la direction o Gestion du classement des documents sur le logiciel qualité (Bluekangoo) - Gestion RH o Gestion administrative des mouvements de grève o Publication des postes à pourvoir, réception, enregistrement et transmission des candidatures, programmation des entretiens, réponses aux candidats o Gestion et suivi de la mobilité interne o Réalisation d'attestations, d'ordre de missions, toutes autres attestations relatives à la gestion des RH o Rédaction et envoi des convocations des différentes instances des RH (CSIRMT, COPIL, etc.) o Gestion de dossiers transversaux : médailles du travail, mise à jour données RH (SFT) o Gestion de l'arbre de Noël o Gestion des stagiaires : Gestion administrative des stages (planification, convention, ) et suivi des stagiaires en lien avec le cadre chargé du recrutement COMPETENCES ET QUALITES REQUISES - Compétences attendues : Connaissance du statut de la fonction publique Bac +2 souhaité en gestion des administrations Expérience de 1 an minimum dans un domaine administratif - Qualités requises : Efficacité, implication, esprit d'initiative Curiosité professionnelle Appétences pour l'utilisation des applications de gestion et des outils bureautiques Capacité d'adaptation et d'évolution Discrétion professionnelle SPECIFICITES DU POSTE Temps de pause/repas : 30 mn 7h30 / jour avec droit RTT Validation des congés et autres absences par la DRH ou DSI en fonction des congés en binôme avec le secrétariat de la direction générale. Les horaires peuvent être modulés en fonction des besoins institutionnels (prévus à l'avance). Poste ouvert aux titulaires et contractuels, à pourvoir dès que possible