Adjoint Administratif Accueil / Standard

Descriptif PRESENTATION DU POSTE ACCUEIL/STANDARD Définition - Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché. - Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature Missions - Accueil, orientation et information des personnes (patients, usagers, familles, etc.) - Recueil des messages à destination des personnels hospitaliers - Vérification d'identité des visiteurs - Vérification des véhicules entrant - Réception et orientation des appels téléphoniques externes et internes - Recherche de numéros de téléphone pour les services - Appels vers l'extérieur à la demande des services - Réactualisation des documents de travail - Réactualisation des listes du personnel - Trier et distribuer le courrier en interne et en externe - Affranchir le courrier - Scanner des documents sur clé USB ou sur messagerie interne - Utilisation des outils informatiques - Diffusion de mails importants à l'ensemble du personnel - Contrôle du fonctionnement des alarmes et du téléphone des pompiers - Réception et transmission des messages d'alarmes et de pannes - Distribution des portables de garde (+batteries à charger) - Réactualisation de la liste des patients hospitalisés - Distribution des clés et tenus du registre y afférent - Préparation du récapitulatif des astreintes des médecins et autres astreintes - Mise à jour du tableau d'affichage - Fermeture (tous les soirs à 20h) des portes de l'entrée du quadrilatère - Ouverture (uniquement des samedis, dimanches et jours fériés à 6h) des portes du quadrilatère - Ouverture et fermeture du parking. Savoir faire et savoir être - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques et définir les actions - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.) et en résumer les points-clés, en faire une synthèse - Renseigner des personnes au regard de son métier - Gérer ses émotions, son stress - S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes - S'exprimer en public - Se repérer et s'orienter dans l'espace Connaissances requises - Communication / relations interpersonnelles - Logiciel dédié à l'accueil et à l'orientation des personnes - Gestion du stress - Droit des patients - Géographie et topographie de l'établissement - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Spécificités liées au poste - Travail en autonomie, poste isolé - Horaires variables (matin, après-midi, nuit)