Adjoint administratif à 100% au secrétariat de DRH/DSQGR

Descriptif PRESENTATION DE l'ETABLISSEMENT Le Centre Hospitalier d'Aubagne est un établissement de santé public situé au Sud-est du département des Bouches-du-Rhône entre la mer et les collines. Proche de Marseille, Aix-en-Provence et la Ciotat, l'établissement bénéficie d'une localisation excentrée des grands centres villes tout en étant facilement accessibles en transport en commun. L'établissement dispose d'une capacité de 381 lits et places proposant une offre complète MCO/SSR/USLD/Médico-sociale, Il compte 1000 agents dont 120 médecins. Les services de soins sont répartis en cinq pôles : Pôle urgences médecine Pôle gérontologie Pôle Femmes-Parents-Enfants Pôle CARC (Chirurgie, Soins critiques et consultations) Pôle médicotechnique PRESENTATION DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE LA DIRECTION DES SOINS, QUALITE ET GESTION DES RISQUES La direction des ressources humaines se compose de : - le directeur des ressources humaines ; - le secrétaire DRH/DSAP ; - 3 adjoints des cadres ; - 9 adjoints administratifs (gestionnaire paie, maladie/accident du travail, formation, référent handicap). La Direction des soins, qualité et gestion des risques se compose de : Un Directeur - Coordonnateur général des soins Un cadre supérieur de santé, chargé de missions transversales relatives à l'organisation des soins Un cadre de santé, en appui de l'informatisation des unités de soins Un cadre supérieur de santé, chargé de missions transversales relatives à la qualité et la gestion des risques Cinq cadres supérieurs de santé et/ou responsables de pôles Dix-huit cadres de santé POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE L'assistant(e) de direction est placé directement sous la responsabilité hiérarchique du directeur des ressources humaines et de la coordinatrice générale des soins MISSIONS PRINCIPALES Secrétariat de la DRH et de la Direction des Soins, Qualité et Gestion des risques (DSQGR): Accueil téléphonique et physique du personnel et du public ; Gestion des agendas et des lignes téléphoniques du directeur des ressources humaines et de la Coordinatrice générale des soins ; Communication avec les services internes et externes ; Organisation de réunions, frappe des courriers, rapports et notes, tableaux de suivi ; Préparation et suivi de dossiers (congés, ordres de mission, cumul d'activité, intendance des concours, grève, note de service et d'information, télétravail, candidatures, stages soignants, disciplinaire et consultation de dossiers, etc) ; Classement et archivage des dossiers de la DRH et de la DSQGR ; Affichage et diffusion des comptes rendus d'instances, des concours et des postes vacants ; Participation au CSE et à la CSIRMT dans le cadre du secrétariat de l'instance (frappe du compte-rendu et installation du matériel et de la salle) ; Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins de l'ensemble de la direction, commande, réception et distribution. Coordination d'évènements (élections professionnelles, Visite de certification, Réunions régionales,) COMPETENCES ET CAPACITES ACQUISES ET/OU ATTENDUES Diplôme : Baccalauréat requis. Une expérience antérieure sur un poste similaire sera fortement appréciée. Compétences et Aptitudes acquises et/ou à acquérir : Les savoirs : Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word et Excel ; Qualité rédactionnelle et de l'orthographe. Les 'Savoirs-être'' (relationnels-attitudes) : Loyauté, discrétion professionnelle, autonomie ; Capacité à rendre compte de son activité ; Travail en équipe et collaboration Communication dans un environnement pluri professionnel; Gestion du stress, réactivité face aux imprévus ; Rigueur et sens de l'organisation. Adaptabilité et réactivité Les 'Savoir-faire'' (opérationnels-aptitudes) Techniques de prise de note ; Capacité à communiquer aisément tant par écrit que par oral. CONDITIONS DE TRAVAIL Conditions d'exercice Modalités de temps de travail : Poste à temps plein, de jour Horaires de travail : 9h00 16h30, du lundi au vendredi. 25 jours de congés annuels et 20 jours de RTT Conditions particulières Aucune condition particulière d'exercice Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l'évolution des organisations de travail et des activités de l'établissement.