Adjoint administratif 50%- Médecine de Précarité Centre de Rétention Administrative Le Mesnil Amelot

Descriptif L'établissement Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Pour en savoir plus sur nous et sur nos projets : www.ghef.fr Définition du poste Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.) Assurer le suivi administratif des unités médicales du service Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient Missions liées au poste Accueil physique et téléphonique des patients, des familles Conception et rédaction de documents relatifs a son domaine d'activité Gestion et coordination medico - administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et évènements, transmission de documents divers...) Gestion, traitement et coordination des programmations liées a la prise en charge médicale en intra ou extra hospitalier (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (notamment, les comptes rendus des réunions de service) Saisie des données liées a l'activité médicale (codage) Tenue a jour du dossier patient (transmission aux parties prenantes assurant la prise en charge sanitaire des personnes détenues et participation à la réactualisation des supports de traçabilité du dossier patient) Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Missions spécifiques ou occasionnelles Gestion des extractions médicales des personnes retenues Réapprovisionnement logistique des supports de traçabilité dans les box de consultation Gestion des commandes de papeterie validée par le cadre de santé du service Tenue des statistiques Participation au rapport d'activité en collaboration avec le médecin responsable de l'unité médicale, le cadre de santé et le cadre de pôle. Impératifs Métier et prérequis (diplômes NIVEAU / formation initiale) L'Adjoint Administratif doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents : Elle/Il doit maîtriser : Word, Excel Elle/Il doit avoir une connaissance : Vocabulaire médical Secrétariat Codage des actes Fonctionnement interne du service Communication Droits individuels et collectifs des usagers Droits des usagers du système de santé Loi du 4 mars 2002 L'Adjoint Administratif doit être titulaire du permis B et posséder un véhicule pour se rendre sur le lieu d'exercice de ses missions. Qualités professionnelles : Qualités attendues au niveau institutionnel Comportement adapté dans ses relations avec autrui Capacité à travailler en équipe Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel Rigueur Qualités spécifiques pour le poste Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, ) Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale Capacité à participer à la conduite des projets en transversalité Sens des responsabilités Conscience de son positionnement professionnel Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion Dynamisme Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel Organisation et méthode Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs Capacité à gérer la charge émotionnelle Capacité à suivre et respecter une procédure Capacité à respecter les éléments déclinés dans la convention signée entre le GHEF et les différentes autorités Capacité à respecter le règlement intérieur du milieu carcéral