adjoint administratif 100% UCC - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Secrétariat de l'unité cognitivo-comportementale : o Gestion de la boîte mail UCC et transmissions aux médecins du service : les échanges du service, les demandes d'hospitalisation. o Gestion des mouvements UCC et frappe des comptes rendus : entrées/mutations/sorties. o Gestion des statistiques : mise à jour quotidiennement des mouvements de médecine cognitivo-comportementale et des patients SSR-UCC dans les dossiers partagés. o Gestion du planning de visites : l'UCC est un service fermé, les visites dans le service sont limitées. o Gestion des rendez-vous familles : point médical avec la famille du patient. o Scanhul : calendrier du comportement, synthèse du comportement, prescription médicale / courrier de correspondance médicale, ECG, formulaire personne de confiance, certificat Covid. o Gestion des astreintes : transmission par mail à l'IDEC, affichage dans le bureau médical et dans l'office infirmier. 2) Consultations : o Prise en charge des consultations des médecins o Préparation des consultations, rappeler la personne ressource et/ou de confiance, la famille, autres). S'assurer qu'un courrier des services demandeurs est disponible et le motif de la consultation, s'assurer de la localisation du patient (domicile ou hôpital). Commander aux archives centrales si vieux dossiers. Si HDJ proposée, transmettre le courrier à l'infirmière de coordination pour la programmation. o Transmission des documents administratifs aux bureaux des entrées par e-mail. o Saisie des actes de consultations. o Frappe des courriers, envoi à la validation et publipostage. o Scanhul. Fiche de poste 2/2 3) Accueil : o Accueil physique et téléphonique : familles, résidents, ambulances, livraisons, professionnels, visiteurs, prestataires et orientation. o Organisation des rendez-vous familles : information aux médecins, secrétaires, planning visites secteurs d'hospitalisation. o Tri du courrier : courrier aux résidents, administratifs des résidents, aux agents. o Accueil des consultants pour Centre d'Evaluation et Perte d'Autonomie : photocopie des documents administratifs : CPAM, Mutuelle, Pièce d'identité, remise des documents à la secrétaire. Prévenir le médecin. Appel éventuel de l'ambulance pour le retour. o Information des mouvements CGS o Réception des documents remis par les familles (ex : CPAM vaccination antigrippale). o Contacter les unités concernant les décès de résidents dans la nuit ou fin d'après-midi, envoi mail liste distribution, amener le certificat décès au BDE. o Surveillance des résidents : risque de fuguer. o Envoi planning d'animation aux familles de Résidents. o Gestion des archives papiers : numérotation, regroupement de dossier si nécessaire et transferts par bac aux archives centrales. o Impression liste des résidents pour association Phares. V. QUALITES REQUISES SUR CE POSTE - Etre communiquant, à l'écoute, bonne oreille, compatissant - Discrétion et réserve - Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité et sans jugement pour le patient - Esprit d'équipe et d'initiative - Rigueur dans l'organisation du travail - Bonnes connaissance des outils informatiques - Respect des règles collectives (réglementation CHUGA - règlement interne au service) - Respect de la hiérarchie - Ponctualité, adaptabilité et disponibilité - Réactualisation des compétences VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES - Sous l'autorité hiérarchique de l'AMA référente du service (N+1), du cadre de gestion du Pôle (N+2) et le directeur délégué de pôle (N+3) - Lien fonctionnel avec les équipes médicales des unités, les Cadres de santé, les secrétaires et équipes paramédicales - Binôme Profil recherché : Temps de travail : 100% - Horaires : 08h30 16h20 ou 09h00 16h50 ou 10h10 18h - Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE) conformément à la réglementation et aux nécessités de service et en binôme avec l'autre assistante médicoadministrative - Port de la blouse obligatoire - Profil de poste pouvant être modifié suivant les évolutions de service - Les modifications de planning doivent obligatoirement être validées par la secrétaire référente et/ou le cadre administratif - Astreintes : non - Gardes : non - Travail dimanche et jours fériés : non