Adjoint Administratif 100% rhumatologie - Sud - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d'une assistante médico-administrative affectée dans le service de Rhumatologie. Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. MUTUALISATION avec polyvalence sur tous les postes. - Accueil physique et téléphonique des patients (SVI) Gestion des RDV : Vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient (adresse et tél) ainsi que des médecins correspondants Validation du rendez-vous Cotation des actes (ASAP) Impression des plannings des consultations pour les médecins, et pour l'accueil Répartition des salles de consultation en fonction des médecins consultants (tableau) Prise de messages pour médecins et paramédicaux Orientation des patients Inscription compte MyChuga Gestion des demandes et prises de RDV en ligne. - Secrétariat de Bureau 1 Accueil téléphonique n°2 : Accueil Physique et téléphonique du public (SVI). Gestion des messages et demandes de l'équipe médicale, en rapport avec les patients Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville (monSisra et Outlook) Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (courrier de l'interne à envoyer à un senior pour validation) Programmation d'examens/gestes interventionnels (demandes intra-CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc - Secrétariat de Bureau 2 (seulement l'après-midi) Numérisation de tous les documents (Scanhul) Gestion de la boîte d'envoi Easily : envoi des courriers de consultation / hospitalisation (en vérifiant que PMSI soit OK) Programmation d'examens/gestes interventionnels (demandes extra - CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc - Secrétariat de Programmation Programmation des bilans d'HDJ et filières (point hebdomadaire avec IDE de coordination) Programmation des hospitalisations complètes (point hebdomadaire avec cadre de santé) Programmation des RDV de consultation des patients hospitalisés Suivi du PMSI HDJ et HC Gestion du mouvement des patients en HC et HDJ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (Relectures, mise en page + vérif venue et date du jour + ajout destinataires des CR des patients sortis la veille (ou plus si WE) + envoi à valider au senior) Accueil Physique et téléphonique du public Gestion des messages et demandes de l'équipe médicale, en rapport avec les patients hospitalisés Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville, en rapport avec les patients hospitalisés (monSisra et Outlook) - Secrétariat de Frappe Frappe des courriers de consultation et d'hospitalisation (HC + HDJ) - Télétravail Frappe des courriers de consultation et d'hospitalisation (HC + HDJ) du Service voire du Pôle en période de baisse d'activité. NB : Les activités spécifiques liées au poste sont susceptibles de modifications, selon l'évolution des pratiques et des activités du service. Le temps de télétravail correspond à un jour fixe/semaine, à la seule condition que l'effectif des agents soit complet (Cf Charte). RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES Relations hiérarchiques : La secrétaire médicale référente Le cadre administratif de pôle Relations fonctionnelles : Le chef de service Les équipes médicales et paramédicales du service de Rhumatologie Le cadre de santé des unités d'hospitalisation du service de Rhumatologie Divers services et administrations intra et extra-CHUGA Profil recherché : Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve Ecoute et disponibilité, sens de l'accueil Organisation et rigueur Maitrise de l'expression française écrite et orale Autonomie et esprit d'initiative Esprit d'équipe (solidarité, collaboration) Connaissances des outils de bureautique : EASILY, CRISTAL LINK (PTHA, DIAGSCD), Outlook, Word, Excel Capacité à prioriser en fonction de l'activité (savoir s'adapter à une charge de travail fluctuante) Qualité relationnelle. CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE Temps de travail : 100% Horaires : 8h00 15h50 / 08h30 16h20 / 09h00 16h50 Travail dimanches et jours fériés : non Contraintes particulières : - MUTUALISATION (polyvalence sur tous les postes) - Répartition des absences (CA, RTT, FE) conformément à la réglementation, aux nécessités de service. - Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire.