A.M.A. - Secrétaire médicale - 100% - Unité Sanitaire en milieu Pénitentiaire-Chauconin Neufmontiers

Descriptif L'établissement Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) regroupe depuis le 1er janvier 2017 trois établissements de type « Médecine, Chirurgie, Obstétrique » et Psychiatrie du Nord Seine et Marne. Il comprend 6 sites hospitaliers répartis sur les communes de Meaux (Site d'Orgemont et Saint-Faron), de (Site de Marne La Vallée), de Coulommiers (Sites Abel Leblanc et René Arbeltier) et 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Depuis 2019, le Centre Hospitalier Gériatrique de Jouarre a été intégré au GHEF. Contexte Acteur majeur de la prise en soin du territoire Nord Seine et Marne, le GHEF offre une pluridisciplinarité d'expertises favorisant les parcours professionnels de ses collaborateurs. Définition du poste Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.) Assurer le suivi administratif des unités médicales du service Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient Missions liées au Métier Accueil physique et téléphonique des patients, des familles Conception et rédaction de documents relatifs a son domaine d'activité Gestion et coordination medico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et évènements...) Gestion, traitement et coordination des programmations liées a la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Saisie des données liées a l'activité médicale (codage) Tenue a jour du dossier patient Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Missions spécifiques Programmation des consultations médicales en intra ou extra hospitalier Gestion des extractions médicales des personnes retenues/ Détenues Collaboration avec les partenaires extérieurs Gestion et saisie des mouvements des patients afin d'assurer la continuité des soins (logiciels utilisés par le GHEF et l'administration pénitentiaire) Coopération avec le service des admissions/ Facturation / cellule des mouvements du GHEF Élaboration des fiches d'aide médicale d'état Transmission des courriers rédigés par les détenus / retenus aux personnes référentes (Cadre de santé, Chef de service, IDE, Psychologues, Médecins généralistes, psychiatres, dentistes...) Transmission des fiches de risques, de troubles de comportement, rédigées par l'administration pénitentiaire au personnel soignant référent Transmission des fiches de synthèses aux différents intervenants de l'USMP et / ou de l'UMCRA Transmission des dossiers patients aux parties prenantes assurant la prise en charge sanitaire des personnes retenues et ou détenues Réapprovisionnement des supports de traçabilité dans les box de consultation afin d'assurer une prise en charge efficiente Participation à la réactualisation des supports de traçabilité du dossier patient sous réserve de la validation du Cadre de Santé et du Chef de Service Gestion des commandes de papeterie sous couvert du cadre de santé Transmission des temps de présence des équipes médicales / psychiatriques aux personnes ressources Élaboration des comptes rendus des réunions de service sous couvert du Cadre de Santé et du Chef de Service Participation au rapport d'activité (Tenue des statistiques) Transmission à l'administration pénitentiaire ou à la DDPAF des demandes d'autorisation d'accès à l'Unité Médicale (après validation du Cadre de Santé et/ ou du Medecin Chef de Service de Médecine de Précarité) Impératifs Métier L'assistant(e) Médico-Administratif doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents : Elle/Il doit maîtriser : Word, Excel Pastel, Crossway, Magh 2, Pharma, PACS, SRI, Logiciel d'administration pénitentiaire (Genesis...) Elle (il) doit avoir une connaissance approfondie : Vocabulaire médical Secrétariat Codage des actes Fonctionnement interne du service Communication Droits individuels et collectifs des usagers Droits des usagers du système de santé Loi du 4 mars 2002 Guide méthodologique relatif à la prise en charge des personnes placées sous la main de justice (guide transmis lors de la prise de poste) Convention relative à la prise en charge sanitaire des personnes retenues en rétention administrative L'assistant(e) Médico-Administratif doit être titulaire du permis B et posséder un véhicule. Qualités attendues au niveau institutionnel Comportement adapté dans ses relations avec autrui Capacité à travailler en équipe Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel Rigueur Qualités spécifiques pour le poste Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, ) Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale Capacité à conduire des projets en transversalité Sens des responsabilités Conscience de son positionnement professionnel Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion Dynamisme et sens du travail en équipe Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel Organisation et méthode Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs Capacité à gérer la charge émotionnelle Capacité à suivre et respecter une procédure Ponctualité et respect des horaires d'ouverture des unités médicales, Capacité à respecter les éléments déclinés dans les conventions signées entre le chef de l'établissement du GHEF et les différentes autorités Capacité à respecter les règles spécifiques à l'UMCRA et à l'USMP Capacité à respecter le règlement intérieur de l'administration pénitentiaire et du Centre de Rétention Administratif