A.M.A./Secrétaire médicale - 100% - Unité Médico Judiciaire - site de Marne la Vallée

Descriptif Définition du poste Accueillir et renseigner les victimes et mis(es) en cause, planifier les activités médicales du service en lien avec les autorités judiciaires. Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient/victime. Missions liées au poste Accueil physique et téléphonique des victimes consultantes Accueil physique et téléphonique des instances judiciaires Constitution des dossiers pour les instances judiciaires Gestion des archives documentaires et informatisées (consultations médicales, psychologiques, ) Suivi et mise à jour du planning médical (en lien avec le chef de service) Gestion des commandes (papèterie, reprographie) Rédaction de courriers à la demande des médecins du service Participation à l'élaboration des procédures et protocoles du service Missions spécifiques ou occasionnelles Orientation des victimes et de leurs proches vers les associations et/ou les autorités compétentes Surveillance des accompagnants mineurs des victimes si besoin Renseignement / accompagnement sur les démarches spécifiques Communication et échange de documents avec les instances institutionnelles et extérieures en vue de la préparation des comparutions aux assises Gestion des situations urgentes : assurer la transmission des supports judiciaires (réquisitions, citations, etc.) Relecture des dossiers et mise en conformité avant leur transmission aux instances judiciaires Préparation des dossiers d'expertises des âges osseux Rédaction de certificats post mortem Gestion de la facturation et du suivi des actes effectués aux UMJ Enregistrement des consultants et débiteurs (PASTEL et recueil de l'Observatoire National de la Médecine légale) Codification des actes Constitution des mémoires de frais de justice (Chorus Pro) Suivi et relance des factures et paiements Production des statistiques liées à l'activité UMJ Gestion des demandes de dossiers de stagiaires de police Préparation et organisation de conférences Impératifs Métier et prérequis (diplômes NIVEAU / formation initiale) La/le secrétaire médical(e) doit nécessairement maîtriser les logiciels de bureautique classiques et les logiciels métiers inhérents : Elle/Il doit maîtriser : La suite MICROSOFT OFFICE (Word, Excel ...) Elle/Il doit avoir une expérience préalable significative : En secrétariat médical ou secrétariat administration judiciaire Qualités professionnelles : Qualités attendues au niveau institutionnel Comportement adapté dans ses relations avec autrui Capacité à travailler en équipe Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel Rigueur Qualités spécifiques pour le poste Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, instances judiciaires) Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale Capacité à conduire des dossiers en vue de judiciarisation Sens des responsabilités Conscience de son positionnement professionnel Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion Dynamisme et sens du travail en équipe Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel Organisation et méthode Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs Capacité à gérer la charge émotionnelle Capacité à suivre et respecter une procédure