A.M.A./Secrétaire - Direction de la Qualité - 100% - Site de Meaux

Descriptif L'établissement Le Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) comprend les 4 sites hospitaliers suivants : Meaux, Marne La Vallée, Coulommiers et Jouarre ainsi que 40 sites extrahospitaliers (psychiatrie de l'enfant de l'adolescent / psychiatrie de l'adulte). Définition du poste La secrétaire de la direction qualité assiste la coordinatrice qualité gestion des risques et la directrice médicale qualité. Elle travaille en collaboration avec les animatrices qualité et participe à la diffusion des informations et à la collecte des données en lien avec les démarches qualité gestion des risques. Les missions confiées : Missions liées au Métier Accueil des professionnels Gestion des stocks de produits et de matériel dans son domaine Organisation de réunions, visites, évènements. Prise de notes, frappe et mise en forme de documents. Prise de rendez-vous et gestion des agendas. Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques. Reproduction et diffusion de documents, de dossiers. Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine. Missions spécifiques au poste Organisation, suivi, saisie des résultats des Evaluations de Pratiques Professionnelles (EPP) et des IQSS Traitement des Evènements Indésirables (EI) Intégration des documents émanant de la direction qualité, de la direction générale et de la coordination générale des soins pédagogique et de la qualité dans le logiciel de Gestion Electronique Documentaire Suivi des actions de formation, sensibilisation et des communications Assure la continuité de service au sein de la direction générale en remplaçant la secrétaire en son absence Elle doit maîtriser : Power point Word Excel La langue française orale et écrite Elle doit posséder un diplôme en secrétariat. Elle/Il doit avoir une connaissance approfondie et/ou une expérience préalable significative : Dans le domaine de la santé Dans le domaine de la qualité et la gestion des risques serait un plus Qualités professionnelles : Qualités attendues au niveau institutionnel Comportement adapté dans ses relations avec autrui Capacité à travailler en équipe Capacité d'adaptation dans son environnement professionnel Rigueur Qualités spécifiques pour le poste Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs (directeurs, encadrants, organismes externes, ) Capacité à décliner de manière opérationnelle dans son domaine d'activité une politique générale Sens des responsabilités Conscience de son positionnement professionnel Représentation de l'image institutionnelle (comportement, attitude et tenue) Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, respect, honnêteté Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion Dynamisme et sens du travail en équipe Réactivité, aptitude à prendre des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel Organisation et méthode Aptitude à travailler avec différents niveaux d'interlocuteurs internes et externes Pédagogie, diplomatie dans la réponse apportée aux interlocuteurs Capacité à gérer la charge émotionnelle Capacité à suivre et respecter une procédure