Secrétaire Médicale - pôle des spécialités médicale

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Ouvert en 2000, le centre hospitalier du val dAriège est issu de la fusion des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le centre hospitalier du val dAriège et le centre hospitalier du Pays d'Olmes ont fusionné pour donner naissance au centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège. LE POSTE : Corresp. grade : AMA ou Adjoint administratif Libellé métier : Secrétaire médicale Code métier : 40L20 Famille : Gestion de l'information Lieu : CHIVA Site de Saint Jean de Verges Filière : secrétariats médicaux, affectation secrétariats du pôle des spécialités Médicales Descriptif, environnement, place dans l'organisation : Dans le cadre fixé par l'encadrement de la filière des secrétariats médicaux, planifier les activités (agenda des consultations, convocations...), gérer, saisir et classer les informations relatives au patient utiles pour sa prise en charge, accueillir et renseigner les patients et les familles, renseigner les médecins libéraux, les professionnels de santé Réaliser les différentes tâches selon l'organisation institutionnelle définie avec une priorisation des tâches Principales activités : - Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des médecins libéraux ou hospitaliers - Gestion des rendez-vous pris en ligne - Gestion et coordination médico administrative (gestion des agendas...) - Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance - Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale du patient (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ; - Tenue du dossier patient tant informatisé que papier - Prise de note, frappe et mise en forme des documents de l'établissement. - Par dérogation saisie du codage de l'activité médicale, pour la facturation - Saisie de l'activité dans les tableaux de bord de la spécialité ; - Participer à la rédaction des rapports d'activité ; - Transmission de données spécifiques en lien avec l'activité du secteur - Participation aux différents groupes de travail (réflexion sur l'évolution du métier, club utilisateur, évolution des organisations, etc.....) RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES Internes : Pôle, encadrement de la filière secrétariats médicaux, médecins, cadres de santé, secrétaires médicales, bureau des entrées, service informatique, DIM et SGDP. Externes : médecins libéraux, secrétaires médicales, service informatique. RATTACHEMENT HIERACHIQUE Fonctionnel : Encadrement de la filière secrétariats médicaux Hiérarchique : Encadrement de la filière secrétariats médicaux EXIGENCES DU POSTE Ensemble des connaissances et compétences requises, diplômes exigés ou souhaités Savoirs : - Techniques de secrétariat médical en milieu hospitalier - Organisation et fonctionnement d'un établissement public de santé - Connaissances relatives aux droits des usagers - Codage des actes - Orthographe - Terminologie médicale Savoirs faire : - Accueillir et orienter des personnes - S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone - Gérer et optimiser un planning de RDV - Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel - Rédiger, mettre en forme des documents relatifs à son domaine de compétences - Mettre en uvre les procédures de classement et d'archivage - Résoudre des situations conflictuelles et / ou complexes - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau CONDITIONS D'EXERCICE Conditions particulières d'exercice : Du lundi au vendredi Poste : temps plein Amplitude horaire du service : 8h30 18h00 Port de la blouse PROFIL RECHERCHÉ : Prérequis indispensables ou nécessaires : Diplôme de secrétaire médicale Savoir-être : - Discrétion - Dynamisme - Rigueur - Capacité à prendre des initiatives - Communiquer avec diplomatie - Souriante NOTES : 3 mois renouvelable