Secrétaire H/F

Descriptif Centre de Responsabilité : Pôle 59G19 Unité Fonctionnelle : CMP Les Caps Grade ou fonction : Assistante Médico-Administrative ou Adjoint Administratif Lieu d'exercice : CMP Les Caps La Madeleine Horaires du poste : 7h30/jour (+ 30 min de coupure minimum) rythme 5/2 Amplitude horaire 8h30-18h30 Grade ou correspondance statutaire Hiérarchique : Directrice des Ressources Humaines Chef de Pôle Fonctionnelle : Médecin Responsable de l'unité Cadre Supérieure de Santé du pôle Cadre de Santé de l'unité Formation - Maîtrise des techniques de secrétariat, de bureautique et des logiciels informatiques - Maîtrise de la syntaxe, de l'orthographe et de la grammaire française - Maîtrise de l'environnement médical - Maîtrise des techniques d'accueil Objectifs de la structure : Missions de prévention, de diagnostic, de soins, et de suivis des personnes souffrant de troubles psychiques et/ou de santé mentale Consultations médicales, psychologiques, infirmières, sociales et en psychomotricité Compétences spécifiques au poste : - Capacités d'accueil, d'écoute, de communication et d'orientation - Capacités d'expression orale et écrite - Sens de l'organisation du travail et de la priorisation des tâches - Sens du travail en équipe - Sens du service public - Respect de la confidentialité et du secret professionnel - Tolérance, disponibilité et mobilité - Maîtrise des outils informatiques - Filtrer et orienter les appels téléphoniques - Dynamisme - Rapidité d'exécution - Esprit d'initiatives Activités clairement définies : - Accueil physique et téléphonique, et orientation du public (patientèle, partenaires) - Réception et traitement des appels et messages - Création des nouveaux dossiers sur le logiciel interne - Gestion électronique des rendez-vous - Collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire - Participation aux réunions (synthèse, orientation), prise de notes et traitement - Saisie des courriers médicaux et administratifs, convocations - Diffusion et traitement des courriers reçus - Gestion de l'archivage documentaire et informatique - Gestion des commandes de bureau Outils propres à l'établissement : - Cariatides - Outlook - Lifen - Intranet - Carl - Ennov - Chronos Outils propres au service : - Fiche de renseignements de 1ère demande - Tableau de traçabilité des 1ères demandes - Tableau de file active - Classeur d'organisation infirmière - Liste d'attente des rendez-vous psychologues - Planning d'occupation des bureaux Ressources et exigences inhérentes au service : - Capacités relationnelles et organisationnelles - Transversalité (remplacement en intra) - Mobilité - Adaptabilité