Secrétaire de Direction

Descriptif CDD 3 mois renouvelable 1 fois Possibilité CDI DOMAINE D'APPLICATION : DIRECTIONS FONCTIONNELLES IDENTIFICATION - Poste Adjoint administratif Catégorie C - Métier Secrétaire de direction - Situation du poste : 4e étage du Bâtiment USLD - Liaisons hiérarchiques Equipe de Direction MISSIONS PRINCIPALES - Assurer le secrétariat o de la Direction des affaires générales et juridique, o de la Direction des ressources matérielles, o du Pôle Personnes âgées, - Assurer le remplacement de la Secrétaire du Directeur et de la secrétaire de la Directrice des soins - Assurer le suivi des stages paramédicaux, en collaboration avec la Direction des Soins ACTIVITES - Accueil physique et téléphonique - Gestion des courriers, mails, agenda des Directeurs - Organisation et suivi des réunions - Réservation des salles - Elaboration et diffusion de note de service et d'information - Recensement des demandes de stage, transfert des demandes par mail aux cadres, saisi dans un fichier Excel, suivi des conventions CONNAISSANCES ET COMPETENCES INDISPENSABLES - Savoir-faire Maîtriser des outils bureautiques Rédiger des documents Hiérarchiser les priorités et gérer les urgences - Savoir-être : Discrétion, diplomatie Réactivité, autonomie Capacité d'adaptation PROFIL REQUIS - Baccalauréat ou niveau équivalent INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES - CONDITIONS D'EXERCICE - Durée de travail 07h30 - Horaires : 09h00 -16h30 - Télétravail : non