Assistant.E De Direction Direction Du Controle De Gestion Et De La Performance H/F

Descriptif Vos missions :  Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité. L'Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l'organisation et la gestion quotidienne de l'agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l'ensemble de la Direction, l'organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation. Les tâches principales associées : Organisation de l'agenda et des réunions Gestion quotidienne de l'agenda et des rendez-vous Anticipation de la programmation des réunions récurrentes Gestion des priorités dans les réunions Préparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas ) Secrétariat du Comité des Projets Collecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des Projets Programmation et organisation des réunions avec l'ensemble des interlocuteurs  Gestion Ressources Humaines Gestion des congés et absences de l'équipe Gestion des horaires réalisés et prévisionnels Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU)  Gestion documentaire Mise à jour des listes de contacts Diffusion de la documentation Gestion des droits d'accès à l'espace partagé informatique pour la direction Classement et archivage numérique des documents sur l'espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires Mise à jour des documents qualité dans un logiciel dédié Contribution ponctuelle aux projets pilotés par la direction Secrétariat  Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureau Gestion du courrier de la direction via un logiciel dédié Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques Accueil physique des intervenants aux diverses réunions Réalisation de commande de prestations hôtelières Remplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances   Profil recherché : COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE SOUHAITES et QUALITES REQUISES : Compétences et Formation initiale requise : Maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint) Niveau BTS secrétariat, idéalement avec expérience d'au moins 2 ans Savoir-faire relationnels : Sens du relationnel, de l'écoute, courtoisie et diplomatie Rigueur, sens de l'organisation Esprit d'équipe et polyvalence Discrétion (identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel) Esprit d'initiative, de synthèse et d'analyse Sens de l'anticipation/réactivité Dynamisme Capacité d'adaptation Bienveillance